Iako je pandemija koronavirusa u samo nekoliko tjedana u potpunosti promijenila globalni i lokalni način funkcioniranja, svaka promjena sa sobom donosi i pozitivne aspekte koji pomažu u unaprjeđenju poslovanja. Novonastala kriza je tako u privatni i javni sektor “prisilno” uvela brzu digitalizaciju i djelomičnu digitalnu transformaciju poslovanja, odnosno pospješila procese koji se već nekoliko godina nalaze na marginama brojnih organizacija. Kako su sektori pristupili novoj realnosti i kako su se digitalno prilagodili svojim zaposlenicima i korisnicima?

Istraživanje o digitalizaciji gradova u doba COVID-19 krize

U suradnji s portalom Gradonačelnik.hr, u razdoblju od 30. ožujka 2020. do 27. travnja 2020. proveli smo istraživanje o digitalizaciji i organizaciji rada gradova tijekom COVID-19 krize. U istraživanju smo htjeli utvrditi koje metode i procese gradovi već koriste, a koje su uveli kako bi osigurali kontinuitet poslovanja i pružanja usluga građanima. U nastavku donosimo detaljan pregled istraživanja.

Istraživanje je provedeno putem online upitnika koji se sastojao od 10 pitanja. Anketni upitnik popunilo je 57 gradova, od njih ukupno 127, što iznosi 44,9%. Za potrebe istraživanja, gradovi su podijeljeni u tri kategorije: gradovi s više od 50.000 stanovnika (“veliki” gradovi), gradovi s 10.000 do 50.000 stanovnika (“srednji” gradovi) i gradovi s manje od 10.000 stanovnika (“mali” gradovi). Iz kategorije “velikih” gradova zaprimljeno je pet odgovora, iz ostale dvije kategorije po 23 odgovora, a šest se nije izjasnilo iz kojeg grada dolaze te nisu raspoređeni u navedene kategorije. Zaključno proizlazi da je više od 80% odgovora zaprimljeno iz kategorije malih i srednjih gradova. U nastavku donosimo detaljan pregled odgovora na pitanja. Rezultati anketnog upitnika promatrani su kroz dva osnovna područja:

a) djelatnici i svakodnevna kolaboracija u radu;
b) usluge za građane i komunikacija s građanima.

Dostupnost usluga u vrijeme COVID-19 krize

55 od 57 gradova smatra da su građanima i dalje dostupne usluge koje je grad dužan pružati, dok samo dva grada smatraju da su pojedine usluge dostupne. Nijedan grad ne smatra da su građani zakinuti za određene usluge ili da su iste nedostupne.

Omogućavanje rada od kuće u vrijeme COVID-19 krize

Iako u većini slučajeva rad od kuće dosad nije bio praksa, u novim okolnostima ovakav način poslovanja omogućila su čak 52 grada, u dva grada rad na daljinu nije bio moguć za zaposlenike, jedan grad raspodijelio je posao u dvije smjene, dok su ostali gradovi kombinirali drugačije oblike prilagodbe rada poput podjele zaposlenika u dvije skupine po odjelu.

Korištenje digitalnih alata za rad na daljinu

Tijekom COVID-19 krize tri grada uvela su digitalne alate za potrebe rada na daljinu, a čak 38 gradova ovakav oblik rada koristilo je i prije. Zanimljivo je da, unatoč novim prilikama, čak 16 gradova još uvijek u svakodnevnom poslovanju ne koristi digitalne alate.

Kada govorimo o periodu prije COVID-19 situacije, najviše su se upotrebljavale zajedničke korisničke mape u oblaku ili DMS sustavi (Google Drive, OneDrive i slično), 42 grada, te platforme za grupnu razmjenu poruka (WhatsApp, Viber, Slack i slično), 38 gradova. Najveći porast, odnosno uvođenje digitalnih alata, čije korištenje prije nije bilo dio svakodnevnog poslovanja, bilježe video konferencije koje je uveo 31 grad. Međutim, većina gradova, njih 46, još uvijek ne koristi aplikacije za suradnju u upravljanju zadacima i projektima (Asana, Trello, ProofHub i slično). Također čak 43 grada izjasnila su se da ne koriste HR aplikacije (TalentLyft, HR Cloud i slično), a njih 26 ne upotrebljava niti alate za upravljanje financijama (Paušalist, Zoho Finance Plus, Xero i slično).

Alati za COVID-19 kriznu komunikaciju s građanima

Čak 52 grada uvela su kanale za kriznu komunikaciju s građanima, dok pet gradova isto nije učinilo. Veliki broj gradova, njih 34, na svoje internetske stranice uveo je zasebni segment posvećen COVID-19 pandemiji, dok je devet gradova izradilo specifičnu, custom made aplikaciju kao pomoć građanima ili gospodarstvu (e-Glasanje, e-Propusnica, e-Tržnica i slično). Slanje e-pošte i specijalizirani kanal na društvenim mrežama i dalje prednjače u “direktnoj” komunikaciji s građanima.

Kanali komunikacije s građanima

Gradovi u 89.5% slučajeva na dnevnoj bazi objavljuju nove informacije vezane uz COVID – 19 (50.9% više puta dnevno), a najveći broj, 51 grad, s građanima komunicira putem svoje mrežne stranice. Od društvenih mreža, najzastupljeniji je Facebook putem kojeg s građanima komunicira 40 gradova, dok Instagram i Twitter, kao oblik najčešće komunikacije tijekom COVID-19 krize, ne koristi niti jedan grad. Također, 11 gradova za komunikaciju je dostupno i putem e-maila.

Što smo naučili o digitalizaciji gradova u vrijeme COVID-19 krize?

Posljedice COVID-19 krize na redovno poslovanje gradova vidljive su u gotovo svim poslovnim procesima, no unatoč nametnutim ograničenjima, gradovi su, u velikoj mjeri uspjeli osigurati dostupnost svojih usluga građanima. Navedeno je zapravo najveći izazov s kojim su se gradovi susreli tijekom krize ponajviše zbog mjera socijalnog distanciranja donesenih na nacionalnoj razini. Gradovi nisu mogli omogućiti da svi zaposlenici istovremeno fizički budu prisutni u prostorijama gradskih uprava i gradskih tvrtki te su “morali” osigurati rad od kuće, što ih je većina i napravila. Olakotna okolnost za navedeno je dostupnost digitalnih alata namijenjenih za kolaboraciju između zaposlenika te za pružanje usluga i komunikaciju s građanima kojima se, prema ovom istraživanju, gradovi ne koriste dovoljno. Od alata koji se koriste u većoj mjeri izdvajaju se zajedničke korisničke mape, platforme za grupnu razmjenu poruka te osnovni alati za komunikaciju, dok je postotak korištenja naprednijih alata vrlo mali.

Pozitivna stvar je što su gradovi (donekle) prepoznali važnost digitalizacije i digitalne transformacije poslovanja, no s druge strane, negativno je što im je za isto kao poticaj služilo “sredstvo prisile” – COVID-19. Nadamo se samo da se s ublažavanjem mjera za suzbijanje virusa neće ublažiti i transformacija poslovanja gradova, osviještenost o tehnologiji i uvođenje novih mogućnosti koje su lako dostupne i jednostavne za implementaciju te da će naši gradovi sve buduće krize dočekati spremni.

Ovim istraživanjem obuhvaćeno je poslovanje gradova tijekom COVID-19 krize. Vidimo da su gradovi (u određenim dijelovima poslovanja) u nekoj mjeri prihvatili digitalizaciju kao nešto što je must have današnjice, no što je sa situacijom kada COVID-19 kriza nije bila ili neće biti prisutna? Apsolon je i ove godine napravio veliku Analizu digitalne spremnosti hrvatskih gradova koja je dostupna ovdje, a ponajviše veseli što je ista drugo izdanje te, između ostalog, prikazuje i usporedbu s rezultatima analize iz 2019. godine.