Apsolon - upravljanje poslovnim procesima - Mihovil Peric

Od ideje do realizacije: Kako konzultanti pomažu u provedbi EU projekata

Apsolon
,
 29 siječnja, 2025.

Provedba EU projekata može biti izazovna, pogotovo kada se radi o složenim i dugotrajnim investicijama. Osim poštivanja nacionalne regulative u svim segmentima projekta, Korisnik bespovratnih sredstava je obavezan pridržavati se specifičnih pravila provedbe projekata koje uključuju specifična postupanja u izvršavanju aktivnosti te redovno izvještavanje o napretku prema kontrolnim tijelima. 

1. Izrada početnog plana zahtjeva za nadoknadom sredstava i plana nabave 

Nakon potpisa Ugovora prve obveze korisnika uključuju izradu plana izvještavanja prema kontrolnom (posredničkom) tijelu i plana provedbe postupaka nabava uključenih u provedbu projekta. Početni plan zahtjeva za nadoknadom sredstava uključuje sve redovne među-zahtjeve te završni izvještaj s vremenskim tijekom predaje te procjenom iznosa koji će se tim izvještajem potraživati za nadoknadu. Osim izvještaja, u plan se stavljaju i zahtjevi za predujam, jedan ili više, ovisno o planiranoj dinamici potraživanja predujma. U plan nabave stavljaju se sve nabave koje proizlaze iz proračuna projekta, uključujući njihovu procijenjenu vrijednost i vremenski tijek izvedbe. 

2. Predujam 

Ovisno o odredbama poziva na dostavu projektnih prijedloga koje se preslikavaju na Ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava, Korisnici bespovratnih sredstava mogu zatražiti isplatu predujma. Za takve isplate uvjet je najčešće neki oblik financijskog osiguranja poput bjanko zadužnice ili bankarske garancije. Isplata predujma može biti u visini od 10% pa sve do 50% ukupnog iznosa bespovratnih sredstava, a sve u skladu sa statusom provedbe projekta i prikazom potreba za likvidnost u predstojećem razdoblju sukladno ugovorenim obvezama 

3. Provedba postupaka nabave 

Nakon što je definiran plan nabave, potrebno je provesti postupke nabave. Ovisno o tome radi li se o korisniku bespovratnih sredstava iz javnog ili privatnog sektora, korisnik je u svojstvu naručitelja u obvezi primjene Zakona o javnoj nabavi ili Pravila o provedbi postupaka za neobveznike javne nabave. Prema Zakonu ili pravilima slaže se dokumentacija s obaveznim elementima kojima se definira od predmeta nabave, rokova isporuke, dinamike plaćanja, do uvjeta isključenja ponuditelja, uvjeta sposobnosti te uvjeta za odabir ponude u obliku najniže cijene ili ekonomski najpovoljnije ponude. Naručitelj je dužan evaluirati zaprimljene ponude u skladu s odredbama nabave te donijeti odluku o odabiru nakon koje će se sklopiti ugovor o nabavi.  

4. Izvještavanje i nadoknada sredstava 

Za cjelokupnu provedbu projekta predviđena je kontinuirana kontrola napretka provedbe i verifikacija troškova od strane posredničkih tijela. Obaveza Korisnika bespovratnih sredstava je  dostava tromjesečnih izvještaja o napretku, odnosno Zahtjevi za nadoknadom sredstava (ZNS). U ZNS-u se izvještava o cjelokupnoj provedbi projekta u smislu napretka u izvršenju aktivnosti, doprinosu pokazateljima, izvršenim nabavama te nastalim troškovima. Za svaki trošak se radi verifikacija, odnosno sukladnost s ugovorom o nabavi te s projektnim aktivnostima. Te ukoliko se verifikacijom utvrdi ispravnost u postupanju, trošak će se odobriti i izvršiti će ne nadoknada sredstava Korisniku sukladno ugovorenom intenzitetu potpore.    

5. Terenske provjere 

Cjelokupna provedba projekta prati se putem izvještajnih sustava u kojem se učitavaju svi relevantni dokumenti i putem koji se odvija sva komunikacija između korisnika bespovratnih sredstava i posredničkih tijela.  Međutim, kontrolna tijela imaju pravo tijekom provedbe izvršiti provjeru projekta izlaskom na lice mjesta kako bi se provjerila sukladnost stvarnog stanja s izvještajima u sustavu. Terenske provjere se provode ad hoc ili planirano. Planirano znači da se za građevinske radove izvršavaju do tri provjere na licu mjesta tijekom izvršenja radova te jedna administrativna provjera na kraju provedbe projekta. Osim projektne dokumentacije na terenskim provjerama se vrši uvid u sve isporuke projekta, elemente vidljivosti, ispunjenje horizontalnih politika te računovodstvenu dokumentaciju.  

6. Financijske korekcije 

Ukoliko kontrolno tijelo utvrdi nepravilnosti u postupanjima tijekom provedbe projekta, provedbe postupaka nabava, te tijekom izvršavanja ugovora o nabavama proglasiti će potraživane troškove neprihvatljivima. Ovisno vrsti i opsegu o utvrđenih nepravilnostima, kontolno tijelo će ispitati sve okolnosti nastupa takvog događaja te izreći mjeru za nadoknadu štete na EU proračun, tzv. financijsku korekciju. Financijske korekcije mogu biti jednostavne ili paušalne, ovisno o tome je li korekciju moguće količinski odrediti. Po određivanju financijske korekcije, Korisnik bespovratnih sredstava biti će uskraćen nadoknade sredstava u iznosu izrečene korekcije, odnosno ako je već primio nadoknadu za trošak za koji je naknadno određena korekcija, Korisnik će biti dužan izvršiti povrat sredstava.  

7. Izvještaji nakon provedbe 

Korisnik bespovratnih sredstava je u obvezi izvještavanja o  trajnosti projekta i u razdoblju nakon završetka projekta i to najčešće u razdoblju 3 ili 5 godina nakon provedbe. Ukoliko  

Korištenje konzultanata za EU projekte može značajno povećati šanse za uspjeh vašeg projekta, osiguravajući da svaki korak – od ideje do realizacije – bude pažljivo planiran i izvršen. Bilo da je riječ o prijavi na EU projekte, upravljanju projektima ili završnoj evaluaciji, EU savjetnici pružaju stručnu podršku koja vam može pomoći da ostvarite svoje ciljeve i maksimalno iskoristite sredstva dostupna iz EU fondova. 

 

Priprema uspješnog projekta financiranog iz EU fondova je složen proces koji zahtijeva detaljno planiranje, jasnu strategiju i temeljitu pripremu. Iako smo okuženi informacijama o prilikama za sufinanciranje projektnih ideja, put od ideje do realizacije popraćen je čitavim nizom uvjeta koje je prijavitelj i projekt moraju zadovoljiti kako bi se ostvarila mogućnost prijave projekta.

1. Identifikacija potreba

Svaki projekt započinje idejom. Neovisno o fondu iz kojeg želite financirati svoj projekt, sve započinje internim planom javnog ili privatnog poduzeća za ulaganje u poslovanje. Radilo se tu o infrastrukturnim zahvatima, istraživanju i razvoju, certifikaciji, digitalizaciji ili pak internacionalizaciji poslovanja, potrebno je definirati ulaganja koje potencijalni prijavitelj želi realizirati u predstojećem razdoblju.

2. Istraživanje fondova

Nakon što ste definirali projektnu ideju, slijedi traženje opcija i identifikacija fondova koji najbolje odgovaraju vašem projektu. Nacionalni plan oporavka i otpornosti (NPOO), Modernizacijski fond (MF), Višegodišnji financijski okvir (VFO) te Europski poljoprivredni fond za ruralni razvoj (EPFRR) ključni su izvori financiranja za projekte koji promiču gospodarski rast, zapošljavanje, digitalnu i zelenu tranziciju ili inovacije. Važno je detaljno proučiti kriterije i prioritete svakog fonda kako biste odabrali onaj u kojeg se vaš projekt može uklopiti. Najtočnije i pravovremene informacije moći će vam pružiti savjetnici za EU projekte.

3. Razvoj projektne ideje

Priprema EU projekata počinje s razvijanjem projektne ideje koja mora biti jasna, održiva i usklađena s ciljevima odabranog fonda. Projekt mora adresirati specifične potrebe i izazove koje želite riješiti, a istovremeno doprinositi širim ciljevima EU, poput ekološke održivosti, digitalizacije ili socijalne inkluzije. Ovo je ključni korak u kojem morate detaljno razraditi što želite postići, koje aktivnosti planirate provesti te kako će vaš projekt donijeti dugoročne koristi. Planiranje EU projekata u ovoj fazi postavlja temelj za sve daljnje korake.

4. Pisanje projektnog prijedloga

Pisanje projektne dokumentacije za EU fondove zahtijeva visoku razinu preciznosti i detaljnosti. Ovdje je ključno jasno definirati ciljeve, očekivane rezultate, planirane aktivnosti, resurse potrebne za provedbu projekta, te detaljan proračun. Prilikom pisanja projektnog prijedloga, morate se voditi pravilima i smjernicama natječaja jer nepravilno popunjena dokumentacija može rezultirati odbijanjem prijave. Konzultanti za EU projekte mogu vam pružiti pomoć i vrijedne savjete u ovom koraku, osiguravajući da prijava bude što kvalitetnija.

5. Prijava i evaluacija

Nakon što je projektni prijedlog završen i dokumentacija pripremljena, slijedi faza prijave na EU natječaje. Priprema natječajne dokumentacije za EU fondove uključuje pravovremeno podnošenje svih potrebnih dokumenata i osiguravanje sufinanciranja. Ovaj proces može biti izazovan jer uključuje ispunjavanje specifičnih administrativnih zahtjeva i poštivanje strogih rokova. Nakon što prijava bude predana, projekt prolazi kroz detaljan proces evaluacije, tijekom kojeg nadležna tijela i neovisni stručnjaci ocjenjuju njegovu cjelovitost, usklađenost s pravilima pozivima i kvalitetu.

6. Potpisivanje Ugovora

Po završetku evaluacije donosi se odluka o odabiru. Korisnik po donošenju takve odluke ostvaruje pravo na korištenje bespovratnih sredstava do maksimalnog iznosa na odluci. Nakon odluke o odabiru potpisuje se Ugovor o odjeli bespovratnih sredstava kojom Prijavitelj projekta stječe status Korisnika i obvezuje se na ostvarenje aktivnosti, ciljeva i doprinosa pokazateljima definiranih u projektnom prijedlogu, odnosno sada, ugovoru, poštujući pravila provedbe EU projekata.