Pandemija koronavirusa i popratne mjere predostrožnosti u brojne su tvrtke, ali i organizacije javnog sektora, na velika vrata uvele rad od kuće, a time i uporabu digitalnih alata. Dok je dio organizacija već od prije prakticirao udaljeni rad, mnogima je ovo u potpunosti nova situacija koja, naravno, donosi i nove izazove. 

Izazovi rada na daljinu i implementacije digitalnih alata

Premda nije novost u okvirima poslovanja, rad na daljinu izazovan je brojnim tvrtkama. Jedno od glavnih pitanja je kako geografski dislociranim djelatnicima omogućiti da rade što sličnije svom uobičajenom načinu rada. Za neke tvrtke ovo je pitanje u potpunosti opravdano jer su osnovnim poslovanjem vezane uz svoju fizičku lokaciju. Primjerice, proizvodne tvrtke vezane su uz svoje proizvodne pogone i najveći dio njihovih djelatnika, uz najbolju volju, jednostavno ne može svoj standardni posao odnijeti doma i obavljati ‘od kuće’. Međutim, za gotovo niti jedan drugi oblik poslovanja ovo ne bi trebalo predstavljati izazov.

Takav savjet možda zvuči kontradiktorno, no postojeća je situacija odličan trenutak za prestanak ‘hvatanja repova’ i uvođenje poboljšanja, tj. novih oblika internog poslovanja. U Apsolonu je, na primjer, udaljeni rad već godinama modus operandi. Svi zaposlenici mogu, ako to žele, jedan dan tjedno raditi od kuće (ili bilo gdje drugdje). Veća produktivnost i manji stres samo su neke od blagodati ‘presijecanja’ radnog tjedna promjenom okruženja. Prilagodba također nije problem jer većina kolega redovito radno vrijeme provodi na lokacijama klijenata.

Novi trendovi i digitalni alati

Jednako tako, sve su popularniji i drugi poslovni trendovi poput fleksibilnog radnog vremena ili kraćeg radnog tjedna. Za njih je, baš kao i za udaljeni rad, potrebno djelatnicima omogućiti minimalno jednako efikasan, ako ne i efikasniji rad od uobičajenog. Toj svrsi služi cijeli niz digitalnih alata, a potrebno je uspostaviti i jasne procedure i pravila. 

Zanimljivo je i da dio alata većina tvrtki i organizacija već posjeduje, no ne utilizira u potpunosti. O razlozima zašto je to tako i strahu od promjena, pisali smo u jednom od prethodnih blogova. Upravo je sada stoga pogodan trenutak za promjenu krvne slike hrvatskog poslovanja. Naime, Hrvatski nam digitalni indeks (HDI) pokazuje da iako preko 80% tvrtki digitalnu transformaciju smatra jednom od tri glavna prioriteta poslovanja, svega 15% ju i aktivno provodi.

Na daljinu uz pomoć digitalnih alata

Prije trideset godina djelatnike se tipkati učilo tako da bi se tijekom noći iz ureda pokupile sve kemijske olovke. Danas nas upravo tako prisilna izolacija uči funkcionirati na daljinu. Tri mjeseca takve prisilne prilagodbe itekako su dovoljna da i po prolasku pandemije barem udaljeni rad postane standardom poslovanja. Ako proteklih dana već niste pomislili ‘ovako bih mogao/la i inače’, donosimo vam set obaveznih alata i procedura s kojima ćete lakše prigrliti trenutačnu situaciju. Kako bismo olakšali snalaženje, iste smo podijelili u tri kategorije: komunikacija, kolaboracija i upravljanje.

Digitalni alati za lakšu komunikaciju

Iako je e-mail danas poslovni standard, nikako ne može zamijeniti usmenu komunikaciju. Izrazito je nezgrapan za brzu i minimalnu komunikaciju, a važni se mailovi lako zagube ako ga koristite kao zamjenu za uredsko nadvikivanje. Efikasna zamjena fizičkim sastancima, redovnom odlasku do stolova svojih kolega, ali i brzim razgovorima uz aparat za kavu sastoji se od dva odvojena alata: alata za videopozive (engl. videoconference) i alata za instantno dopisivanje (engl. instant messaging). Dodatno, ako to već ne prakticirate, postavite svoj kalendar tako da je on vidljiv kolegama i počnite ga aktivno koristiti. Naime, transparentnost je temelj efikasne komunikacije.

Videopozivi

Videopozivi su vjerojatno najbolja zamjena fizičkim sastancima. Alati su već uključeni u Microsoft Office (MS Teams) i GSuite (Google Meet) pakete rješenja, a integrirani su i u pripadajuće kalendare. Ako ne koristite navedene pakete, postoji i cijeli niz pouzdanih besplatnih, tzv. freemium rješenja kao što su Zoom, GoToMeeting ili BlueJeans. 

Izrazito je važno istaknuti kako za videopozive trebaju vrijediti ista pravila kao i za fizičke sastanke. Najavite ih unaprijed i zabilježite u kalendaru kako bi i vaši kolege znali da ste u tom terminu zauzeti. Pozivi trebaju imati jasan cilj i raspored te uključivati minimalan broj sudionika. Baš kao i za fizički sastanak, dobra je praksa unaprijed pripremiti materijale za svoje kolege. Što se opreme tiče, web kamera nije nužna no čini razgovor osobnijim, a slušalice smatrajte obveznima kako biste izbjegli mikrofoniju (tj. efekt jeke u pozivu).

Također, važno je napomenuti i kako su svi ovi alati dostupni i za mobilne uređaje što vam u određenim situacijama daje veću autonomiju. Već nakon nekoliko poziva sami ćete uvidjeti i najbolje prakse poput te da dok jedan priča ostali ugase mikrofone ili da je u slučaju većeg broja sudionika mudro ugasiti kamere kako bi se rasteretila veza.

Instantno dopisivanje

Instantno dopisivanje također je standardan dio glavnih poslovnih rješenja. Microsoft ga tako objedinjuje kroz Teams, dok Google u tu svrhu koristi Hangouts. Osim njih, zbog široke mogućnosti integracije iznimno je popularan i Slack. Sam naziv objašnjava svrhu alata, a najbolja usporedba je ona s WhatsApp-om, Facebook Messenger-om ili Viber-om koje sigurno koristite privatno. Dapače, sve tri aplikacije imaju i svoje poslovne verzije, no one na našem tržištu nisu pretežito korištene.

Instantno dopisivanje tako spušta poslovnu komunikaciju na mnogo opušteniju razinu. Služi svemu što nije toliko hitno da je potrebno riješiti telefonski, a nije niti toliko ozbiljno ili službeno da traži opsežan e-mail i pisani trag (op.a. pisani trag i dalje postoji).
Ovi su alati naročito korisni u trenutačnoj situaciji jer mogu zamijeniti kompletnu uredsku komunikaciju. Valja napomenuti stoga kako je najbolja praksa u normalnim okolnostima suprotna od one na koju se danas navikavamo – a to je ne koristiti ove alate za vrijeme udaljenog rada. Naime, vaši kolege u normalnim okolnostima rade izvan ureda upravo kako bi izbjegli uredske distrakcije i mogli se fokusirati na zadatke.

Digitalni alati za bolju kolaboraciju 

Kolaboracija u stvarnom vremenu danas bi trebala biti standard svakog poslovanja, no to nažalost često nije slučaj. Dio razloga leži i u tome što ona pri udaljenom radu traži određene tehničke preduvjete. Za početak, djelatnici moraju biti spojeni na internet gdje god se nalazili. Preporučamo stoga omogućavanje većih paketa mobilnog interneta i snažnije mobilne uređaje koji su u posljednje vrijeme sve pristupačniji. 

S druge strane, kako bi im mogli pristupiti, i poslovni sustavi moraju biti na mreži. Korištenje VPN-a za pristup lokalnom serveru često je sporo i nepouzdano. Upravo je zato poslovanje ‘u oblaku’ (engl. cloud) sve zastupljenije. Alati u oblaku dostupni su putem svakog web preglednika (npr. Google Chrome, Microsoft Edge ili Mozilla Firefox), a datoteke se automatski spremaju na udaljene servere. Točnije, za pohranu nije potrebno imati vlastiti server niti datoteke spremati na računalo.

Kolaboracija u oblaku

Microsoft u tu svrhu nudi Office365 verziju svojih popularnih uredskih alata, a jednako je popularan i Google-ov GSuite. Dok Office365 kao mjesto pohrane datoteka koristi Sharepoint, Google koristi Drive – aplikaciju koju mnogi upotrebljavaju i u privatne svrhe. Dapače, valja napomenuti i kako Google Docs, Slides i Sheets zbog efikasnije kolaboracije u stvarnom vremenu za mnoge tvrtke postaju svakodnevna zamjena MS Wordu, Powerpointu i Excelu. Svi navedeni alati omogućuju istovremeno otvaranje dokumenata i rad više korisnika, njihovo uređivanje, komentiranje, kao i pregled svih dotadašnjih promjena. Dodatna se prednost nalazi i u pristupačnosti mobilnih uređaja i tableta, putem kojih je danas moguće, ne samo pregledavati, već i poprilično ozbiljno uređivati dokumente. 

Sada je stoga odličan trenutak da prestanete spremati datoteke na računalo i krenete koristiti pun potencijal svojih rješenja. Jednom kada se priviknete na rad u oblaku uvidjet ćete da u najvećem broju slučajeva aplikacije na računalu uopće nisu potrebne, već da svoj posao možete nesmetano obavljati s bilo kojeg uređaja, gdje god se nalazili. 

Digitalni alati za jednostavnije upravljanje 

Komunikacija i kolaboracija samo su preduvjeti efikasnog udaljenog rada. Ključ uspjeha leži u upravljanju vlastitim, ali i tuđim zadatcima. Kako biste izbjegli ‘daleko od očiju, daleko od srca’ efekt, poslovne zadatke treba precizno strukturirati. Odgovornosti i zaduženja ne trebaju se razlikovati od uobičajene podjele rada, no valja definirati konkretne rokove i isporuke. 

Kako sve ne bi ostalo na prepisci u jednom od ranije navedenih alata, u ovom su trenutku izrazito važni i alati za upravljanje zadatcima i projektima (engl. task / project management tools). Oba najpopularnija paketa ponovno imaju svoja rješenja, no za naprednije funkcionalnosti valja potražiti dodatne alate. Među najpopularnijima su Asana, Trello, Zoho Projects, Monday i dr., no kako sam opseg funkcionalnosti nije pretežito širok, modul za upravljanje zadatcima česta je pojava i u raznim CRM i ERP sustavima. Svi su ti alati već standardno dostupni u oblaku, a pružaju i različite metode upravljanja projektima poput vodopada ili kanbana.

Kako koristiti digitalne alate? 

Sama rješenja od malog su značaja ako ih se ne primjenjuje disciplinirano. Budući da udaljeni rad prirodno usporava delegiranje zadataka, svaki je projekt potrebno planirati i, koliko je to moguće, odmah na početku rastaviti na precizne zadatke. Dodatno, kako bi se priviknuli na korištenje alata, u njima možete bilježiti i svakodnevne ponavljajuće zadatke poput pregleda kalendara i označavanja samih završenih zadataka. Svoj radni dan tako možete započeti pregledom predstojećih, a završiti provjerom prošlih zadataka.

Iako se na prvu ovakva široka paleta različitih alata može činiti zastrašujućom, govorimo o nizu veoma intuitivnih rješenja. Za njih nije potrebna dodatna oprema, a sva su dostupna putem interneta. Prednost je i to što je većina ranije navedenih rješenja dostupna i u besplatnim verzijama, što znači da ih prije široke primjene možete bez puno napora pilotirati na užem krugu djelatnika. 

Uvođenje digitalnih alata u standardno poslovanje

U normalnim okolnostima njihovo bi uvođenje zahtijevalo visoku razinu edukacije i upravljanja promjenama (engl. change management), no u ovim se posebnim okolnostima svi ionako prilagođavamo najbolje što možemo. Upravo je zato ova prisilna izolacija odlično vrijeme za uvođenje trajnih poboljšanja internog poslovanja. Naravno, valja imati na umu i kako svako rješenje ima svoje prednosti i mane, a međusobno se razlikuju i u prilagodbi pojedinom sektoru ili načinu poslovanja. Kao tvrtka koja je u svom poslovanju isprobala velik broj rješenja, a još ih i više uvela u poslovanje svojih klijenata, stojimo na raspolaganju za pomoć u digitalnoj transformaciji poslovanja ili  izboru i uvođenju vama optimalnog seta rješenja.

Time management ili upravljanje vremenom pojam je s kojim se u poslovnoj sferi svakodnevno susrećemo, a posljednjih je dana ponovno došao u fokus jer je većina hrvatskih tvrtki, koje si to mogu dopustiti, prionula kućnim uredima i u svoje svakodnevice uvela rad od doma. Rad od kuće odlična je alternativa klasičnom boravku u uredu, a u nekim tvrtkama poput Apsolona, i standard, posebice u trenucima kada je velika potreba za fokusom i disipliniranošću. 

Upravljanje vremenom prilikom rada od kuće

U jednom od prošlih blogova pisali smo o savjetima za produktivniji rad od kuće. Međutim, posljednjih dana svjedoci smo toga da i ovakav princip rada može postati izazovan, ne samo sa socijalnog aspekta, već i po pitanju discipliniranosti pojedinca. Koliko vam se puta dogodilo da u krevetu završite kasnije od uobičajenog samo zato što ujutro možete produžiti san pod izlikom da ne gubite vrijeme na put od ureda do doma? Ovakvo razmišljanje često izaziva domino efekt, pa se tako ne probudimo na vrijeme, pomičemo planirane aktivnosti i obveze, a dan započinjemo mrzovoljni. Kako to izbjeći i ostati discipliniran i fokusiran na posao, bez obzira na to radite li od kuće ili ne?

10 savjeta za učinkovitije upravljanje vremenom

1. Uvijek ustanite u isto vrijeme

Ustajanje u točan sat dat će vam dodatno vrijeme u danu koje biste inače najvjerojatnije izgubili na izležavanje u krevetu. Nije bitno ustajete li u 5 ili u 10 sati, najvažnije je se vaše tijelo navikne na buđenje u određeno doba te da se zaista ustanete onda kada ste to unaprijed odredili. U suprotnom, borit ćete se od samog početka jer ćete htjeti produžiti boravak u krevetu, a time ćete prespavati najvažniji dio dana. Brojne studije pokazale su da su ljudi koji ustaju ranije pozitivniji i bolji u rješavanju problema. Pokušajte tjedan dana ustajati na prvi zvuk budilice, vaše će se tijelo prilagoditi i ustajat ćete automatski.

2. Isplanirajte dan

Ako možete, provedite planiranje u dvije faze. Na kraju radnog dana izdvojite 15 minuta kako biste reflektirali sve što ste napravili, a što vam je preostalo, te na temelju toga izradite popis obaveza za idući radni dan. Za drugu fazu planiranja odvojite svega 2 minute idućeg jutra. Prođite još jednom popis i prioritizirajte zadatke po važnosti. 

Pri planiranju obveza, osobno mi se najboljim pokazao online kalendar koji ne koristim samo za bilježenje sastanaka, već i za bilježenje najvažnijih zadataka.

3. Započnite najzahtjevnijim zadatkom

Premda zvuči izazovno, radno vrijeme započnite najzahtjevnijim zadatkom tog dana i obećajte sami sebi da ćete ga izvršiti što je moguće prije. Ako odmah ujutro riješite najizazovniji zadatak, automatski ćete se osjećati bolje jer vam isti neće okupirati misli, a sve ostale zadaće tijekom dana činit će vam se lakše. Nema boljeg osjećaja i veće motivacije kada znate da je najteži dio iza vas. 

4. Budite pozitivni

Kao i popisivanje dnevnih zadataka na papir, i ovaj savjet možda zvuči trivijalno, no imat će veliki efekt na vaše raspoloženje. Uzmite 5 minuta i pročitajte nešto pozitivno i motivirajuće. Otvorite svoj najdraži portal, prolistajte omiljeni časopis, odvojite  nekoliko minuta za novi Ted Talk ili pročitajte inspirativnu priču. Možda se čini kao mala stvar, ali i ovih nekoliko minuta pozitive dat će vam elan i napuniti vas golemom energijom.  

5. Ne zaboravite vježbati

Navika zajednička svim uspješnim ljudima svakako je jutarnja vježba. Mnogo je benefita započinjanja radnog dana vježbom, a samo jedan od njih je što će probuditi vaše tijelo i vašoj krvi omogućiti bolju cirkulaciju. Osim jutarnje vježbe, ne zaboravite prakticirati i manje vježbe istezanja i razgibavanja, posebice za ramena i vrat.

6. Unaprijed pripremite hranu

Ujutro pripremite zdrave grickalice ili manje obroke za dan koji je pred vama kako biste cijeli dan zadržali dovoljan stupanj energije. U slučaju da to ne stignete, dobra zamjena su i energy pločice. Svaki put kad se počnete osjećati gladno, ove će vam zdrave grickalice pomoći da zadovoljite apetit i ostanete pribrani. 

Naravno, ujutro također ne zaboravite zdravo doručkovati. Osim što će vam dati snagu, zajutrak možete iskoristiti i za uživanje u obiteljskoj atmosferi, druženje s cimerima ili u društvu najdraže knjige. Ovakav, kvalitetno proveden početak dana, ozarit će vam misli i glavu pripremiti za sve izazove koji vam predstoje.

7. Formirajte vremenske okvire

Kada govorimo o upravljanju vremenom, jedna od prvih stvari koju morate napraviti jest izračunati koliko vam je vremena potrebno za obavljanje zadataka. Ako smatrate da vam odgovaranje na mailove oduzima pola sata, no zapravo izgubite sat vremena, to će znatno utjecati na vaše daljnje zadatke i upravljanje vremenom. Iskoristite brojne mogućnosti današnje tehnologije i alate poput aplikacije RescueTime ili Toggl  kojima možete izračunavati utrošeno vrijeme. Jednom kada to napravite, postavite vremenska ograničenja za pojedine zadatke. Primjerice, u Apsolonu koristimo Productive koji, uz brojne druge mogućnosti upravljanja projektnim zadacima, omogućava i praćenje vremena utrošenog na zadatke.

8. Napravite to-do liste

Osim što će vas držati fokusiranima na zadatke, lista će vam biti dobar pokazatelj onoga što ste već postigli i završili. Naravno, uvijek postoji mogućnost kratkih prekida ili iznenadnih situacija koje će usporavati izvršavanje vašeg primarnog zadataka, no jednom kada odradite prioritetnu zadaću, vratite se na svoj popis i nastavite dalje. 

U Apsolonu, svoje to-do liste najčešće radimo u Asani, ali postoji mnogo digitalnih alata kao što su Trello, ToodleDo, Wunderlist ili Google Keep koje možete iskoristiti u ovu svrhu.

9. Fokusirajte se i nemojte raditi zadatke polovično

Vrlo često istovremeno koordiniramo nekoliko stvari – mailovi, poruke, zadaci… Rijetko smo apsolutno posvećeni jednoj zadaći. Pokušajte to izbjeći. Multitasking poželjna je karakteristika, no ne i nužna. Osim ako ne uleti nešto hitno, nastojte rješavati zadatak jedan po jedan. Primjerice, odredite si vrijeme u kojem ćete isključivo odgovarati na mailove. Jednom kada s tim završite, prebacite se na drugi zadatak i potpuno posvetite njemu. 

10. Organizirajte svoj virtualni prostor

Jeste li znali da prosječan Amerikanac provede 2,5 dana godišnje na traženje datoteka? Umjesto da svoje vrijeme tratite na takve aktivnosti, organizirajte se. Započnite s time da za svaki dokument imate odgovarajuću datoteku i svaki dokument uvijek vratite na odgovarajuće mjesto. Na kraju dana očistite svoj radni prostor i napravite sustav upravljanja dokumentima.