Provedba EU projekata može biti izazovna, pogotovo kada se radi o složenim i dugotrajnim investicijama. Osim poštivanja nacionalne regulative u svim segmentima projekta, Korisnik bespovratnih sredstava je obavezan pridržavati se specifičnih pravila provedbe projekata koje uključuju specifična postupanja u izvršavanju aktivnosti te redovno izvještavanje o napretku prema kontrolnim tijelima.
1. Izrada početnog plana zahtjeva za nadoknadom sredstava i plana nabave
Nakon potpisa Ugovora prve obveze korisnika uključuju izradu plana izvještavanja prema kontrolnom (posredničkom) tijelu i plana provedbe postupaka nabava uključenih u provedbu projekta. Početni plan zahtjeva za nadoknadom sredstava uključuje sve redovne među-zahtjeve te završni izvještaj s vremenskim tijekom predaje te procjenom iznosa koji će se tim izvještajem potraživati za nadoknadu. Osim izvještaja, u plan se stavljaju i zahtjevi za predujam, jedan ili više, ovisno o planiranoj dinamici potraživanja predujma. U plan nabave stavljaju se sve nabave koje proizlaze iz proračuna projekta, uključujući njihovu procijenjenu vrijednost i vremenski tijek izvedbe.
2. Predujam
Ovisno o odredbama poziva na dostavu projektnih prijedloga koje se preslikavaju na Ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava, Korisnici bespovratnih sredstava mogu zatražiti isplatu predujma. Za takve isplate uvjet je najčešće neki oblik financijskog osiguranja poput bjanko zadužnice ili bankarske garancije. Isplata predujma može biti u visini od 10% pa sve do 50% ukupnog iznosa bespovratnih sredstava, a sve u skladu sa statusom provedbe projekta i prikazom potreba za likvidnost u predstojećem razdoblju sukladno ugovorenim obvezama
3. Provedba postupaka nabave
Nakon što je definiran plan nabave, potrebno je provesti postupke nabave. Ovisno o tome radi li se o korisniku bespovratnih sredstava iz javnog ili privatnog sektora, korisnik je u svojstvu naručitelja u obvezi primjene Zakona o javnoj nabavi ili Pravila o provedbi postupaka za neobveznike javne nabave. Prema Zakonu ili pravilima slaže se dokumentacija s obaveznim elementima kojima se definira od predmeta nabave, rokova isporuke, dinamike plaćanja, do uvjeta isključenja ponuditelja, uvjeta sposobnosti te uvjeta za odabir ponude u obliku najniže cijene ili ekonomski najpovoljnije ponude. Naručitelj je dužan evaluirati zaprimljene ponude u skladu s odredbama nabave te donijeti odluku o odabiru nakon koje će se sklopiti ugovor o nabavi.
4. Izvještavanje i nadoknada sredstava
Za cjelokupnu provedbu projekta predviđena je kontinuirana kontrola napretka provedbe i verifikacija troškova od strane posredničkih tijela. Obaveza Korisnika bespovratnih sredstava je dostava tromjesečnih izvještaja o napretku, odnosno Zahtjevi za nadoknadom sredstava (ZNS). U ZNS-u se izvještava o cjelokupnoj provedbi projekta u smislu napretka u izvršenju aktivnosti, doprinosu pokazateljima, izvršenim nabavama te nastalim troškovima. Za svaki trošak se radi verifikacija, odnosno sukladnost s ugovorom o nabavi te s projektnim aktivnostima. Te ukoliko se verifikacijom utvrdi ispravnost u postupanju, trošak će se odobriti i izvršiti će ne nadoknada sredstava Korisniku sukladno ugovorenom intenzitetu potpore.
5. Terenske provjere
Cjelokupna provedba projekta prati se putem izvještajnih sustava u kojem se učitavaju svi relevantni dokumenti i putem koji se odvija sva komunikacija između korisnika bespovratnih sredstava i posredničkih tijela. Međutim, kontrolna tijela imaju pravo tijekom provedbe izvršiti provjeru projekta izlaskom na lice mjesta kako bi se provjerila sukladnost stvarnog stanja s izvještajima u sustavu. Terenske provjere se provode ad hoc ili planirano. Planirano znači da se za građevinske radove izvršavaju do tri provjere na licu mjesta tijekom izvršenja radova te jedna administrativna provjera na kraju provedbe projekta. Osim projektne dokumentacije na terenskim provjerama se vrši uvid u sve isporuke projekta, elemente vidljivosti, ispunjenje horizontalnih politika te računovodstvenu dokumentaciju.
6. Financijske korekcije
Ukoliko kontrolno tijelo utvrdi nepravilnosti u postupanjima tijekom provedbe projekta, provedbe postupaka nabava, te tijekom izvršavanja ugovora o nabavama proglasiti će potraživane troškove neprihvatljivima. Ovisno vrsti i opsegu o utvrđenih nepravilnostima, kontolno tijelo će ispitati sve okolnosti nastupa takvog događaja te izreći mjeru za nadoknadu štete na EU proračun, tzv. financijsku korekciju. Financijske korekcije mogu biti jednostavne ili paušalne, ovisno o tome je li korekciju moguće količinski odrediti. Po određivanju financijske korekcije, Korisnik bespovratnih sredstava biti će uskraćen nadoknade sredstava u iznosu izrečene korekcije, odnosno ako je već primio nadoknadu za trošak za koji je naknadno određena korekcija, Korisnik će biti dužan izvršiti povrat sredstava.
7. Izvještaji nakon provedbe
Korisnik bespovratnih sredstava je u obvezi izvještavanja o trajnosti projekta i u razdoblju nakon završetka projekta i to najčešće u razdoblju 3 ili 5 godina nakon provedbe. Ukoliko
Korištenje konzultanata za EU projekte može značajno povećati šanse za uspjeh vašeg projekta, osiguravajući da svaki korak – od ideje do realizacije – bude pažljivo planiran i izvršen. Bilo da je riječ o prijavi na EU projekte, upravljanju projektima ili završnoj evaluaciji, EU savjetnici pružaju stručnu podršku koja vam može pomoći da ostvarite svoje ciljeve i maksimalno iskoristite sredstva dostupna iz EU fondova.