Digitalna transformacija i upravljanje promjenama u tom kontekstu, složeni su procesi s kojima se susreću mnoge organizacije – male, srednje i velike. Međutim, prema riječima Borga iz popularne televizijske serije Zvjezdane staze – “resistence is futile”.

Pokretači digitalne transformacije

U brzorastućem i promjenjivom svijetu, poslovanje svih sektora i industrija izloženo je digitalnoj transformaciji, digitalizaciji i digitalnim promjenama više nego ikada. Motivatori, tj. pokretači promjene često se mogu grupirati u nekoliko osnovnih kategorija: tehnološka evolucija, različite krize kao što su političke nestabilnosti ili promjene, revizija poslovnih procesa, promjene u navikama klijenata, pritisak od konkurencije, akvizicije, spajanja i organizacijsko restrukturiranje.

Promjene u poslovanju uključuju metode koje preusmjeravaju i redefiniraju upotrebu resursa, poslovne procese, raspodjele proračuna i druge modele poslovanja koje značajno utječu na samu organizaciju/kompaniju. Stoga niti ne čudi koliko straha te promjene mogu izazvati kod zaposlenika.

Strah od promjena u digitalnom dobu

Strah od promjena može se manifestirati na različite načine, no u kontekstu poslovnog razvoja, o čemu je ovdje riječ, često vidimo posljedice istog u odbijanju, izbjegavanju i/ili svjesnom ignoriranju poslovnih zadataka. Također se može manifestirati kroz agresiju prema kolegama ili onima koji promjenu uvode, ili pak kao pasivnost i zauzimanje uloge žrtve u čitavom procesu. Strah od promjene u svojoj srži je strah od nepoznatog, strah od rizika, strah od gubitka stvari/privilegija/sigurnosti, pa i strah od ishoda.

Neizbježnost promjena u digitalnoj transformaciji

Imajući na umu da smo kao ljudska bića u velikoj mjeri robovi navika, bilo kakav pokušaj promjene kod svakog pojedinca može stvoriti različitu paletu emocija. Osjećamo svašta, od obične nelagode do teže anksioznosti i to upravo stoga što svaka promjena, podrazumijeva neku vrstu isticanja/izdvajanja, napuštanje općeprihvaćenih načina i metoda poslovanja, riskiranje da se bude i radi različito.

Bez obzira na rizike koje promjena nosi sa sobom ona je ujedno i uzbudljiva i privlačna te u isto vrijeme prilika za napredovanje, rast i razvoj. Uz sve njezine pozitivne karakteristike u slučaju digitalne transformacije, promjena je još i neizbježna.

Zašto se opiremo promjenama u digitalnoj transformaciji?

Zašto joj se onda toliko opiremo kada smo svjesni da će nam promjene poslovanja donijeti samo dobro i dovesti nas do ciljeva? Zato što se one moraju postići vlastitim snagama, suočavanjem sa samim sobom, svojim nedostacima, manama, neznanjem, a da pritom odobravanje, pohvale i kritike drugih nemaju veliku važnost. Zato što te promjene očigledno podrazumijevaju i neke gubitke, no to su gubici koji će omogućiti nove, uspješne i relevantne poslovne procese.

Zato što svaka promjena, kao što je digitalna transformacija, sadrži rizike. Uvijek se plašimo da smo baš mi ti koji se neće uspjeti prilagoditi novom modelu, kojima je novi model odbojan ili oni koji misle da novi modeli poslovanja naši klijenti neće prihvatiti.

Uspješna digitalna transformacija

Prema relevantnim istraživanjima uspjeh digitalne transformacije, o kojoj smo u okviru serije blogova već puno puta govorili, ne ovisi o tehnologiji, niti o veličini proračuna, čak ni o strukturi organizacije i njenoj analognosti ili industriji u kojoj se nalazi. Koliko će digitalna transformacija biti uspješna ovisi isključivo o ljudima koji ju trebaju provesti.

Najuspješniji menadžeri našli su načine kako pristupiti zaposlenicima i inicirati, ali i završiti proces promjene usprkos strahu od iste. Oni najuspješniji imaju na umu da provedba digitalne transformacije omogućuje organizaciji da uđe u puno uspješniju i efektivniju interakciju sa svojim zaposlenicima, partnerima i klijentima te su svjesni da će prava digitalna transformacija utjecati na svakodnevno poslovanje i sve poslovne procese unutar organizacije, a time i na sve zaposlene koji ih obavljaju. Kako bi aktivno vodio i uspješno završio proces promjena, svaki menadžer mora imati podršku ključnih dionika (vanjskih i unutarnjih) osobito voditelja svih odjela unutar organizacije, tj. mora uspješno upravljati promjenama.

Promjene u kontekstu digitalne transformacije

Upravljanje promjenama kao koncept spominje se po prvi put sredinom prošlog stoljeća u kontekstu poslovnog savjetovanja u velikim organizacijama u SAD. Tijekom zadnjih 50-tak godina postao je neizostavan koncept u poslovanju, osobito dijelovima izloženim strukturalnim promjenama koje izazivaju strah.

Upravljanje promjenama označava naziv za pristup u pripremi, podršci i pomoći pojedincima, timu i/ili organizaciji u provođenju organizacijskih promjena. Organizacijsko upravljanje promjenama ima na umu cjelovitost organizacije kao i fokus na ono što je predmet promjene te se bave utjecajem koji promjene imaju na zaposlenike i timove koji su “pogođeni takvom promjenom”. Upravljanje promjenama holistički je pristup koji uključuje nekoliko disciplina, od psihologija ponašanja grupa i pojedinca, sociologije do informacijsko komunikacijski tehnologija i poslovnih rješenja.

Kako upravljati promjenama u procesu digitalne transformacije

U kontekstu digitalne transformacije upravljanje promjenama neizbježan je korak ka uspješnoj promjeni poslovanja u digitalnom dobu. Temeljem iskustva rada s klijentima Apsolon je razvio nekoliko metoda za upravljanje promjenama u procesu digitalne transformacije.

Stručni tim koji radi na takvim projektima ima zadatak procijeniti utjecaj promjena na ljude, timove i poslovne zadatke pojedinih odjela te razviti programe edukacija, ali i set popratnih mjera s ciljem motiviranja i razvoja želja za usvajanjem promjena kod zaposlenika. Dok se kroz aktivnosti obuke zaposlenicima osigurava prijenos nužnih znanja i vještina, kroz set ovih popratnih mjera povećava se motivacija zaposlenika za digitalnu transformaciju. One uključuju mjere nagrađivanja i motiviranja na usvajanje promjena.

Tijekom projekta digitalne transformacije aktivnosti se testiraju te se na temelju rezultata testiranja same mjere revidiraju i usustavljuju. Set konačnih mjera za nagrađivanje i usvajanje promjena kod zaposlenika uglavnom biva ugrađen u cjeloviti sustav upravljanja ljudskim resursima u digitalnom dobu koje klijent nastavlja provoditi nakon završetka usluge kroz svoje redovito poslovanje.

Mjere za uspješno provođenje digitalne transformacije

Prijedlog mjera uglavnom se temelji na istraživanju potreba i motivacijskih faktora za digitalnu transformaciju, koje pokazuju što je sve uzrok straha od promjene te što je potrebno za razvoj digitalnih kompetencija i inovativnog pristupa poslovanju kod djelatnika. Važno je imati na umu da se u promociji digitalne kulture najbolje postižu rezultati ako se natječu timovi te općenito daje potpora timskim projektima, zatim ako se nagrađuju pojedinci koji najviše pomažu drugim članovima tima u usvajanju novih usluga, procesa i IT rješenja te ako se potiču i nagrađuju inicijative i kreativna rješenja u pružanju usluga, ali i u internim procesima.

Uspješna digitalna transformacija podrazumijeva i davanje prostora zaposlenicima za mogućnosti timskog rada u rješavanju digitalnih izazova i rada na inovativnim rješenjima uopće, potencijalno u timovima koji ne surađuju svakodnevno i potrebu za razmjenom znanja o digitalnoj ekonomiji, inovacijama u gospodarstvu i javnoj upravi, digitalnim platformama i mogućnostima za unaprjeđenje poslovnih procesa unutar i izvan određene poslovne zajednice. Dodatni motivatori i pomoć u otklanjanju straha od promjena mogu biti i različiti oblici nagrađivanja digitalnih šampiona, prepoznavanje digitalnih ambasadora i slično.

Smanjite strah od promjena

Budući da je digitalna transformacija neizbježan proces, najmanje što možemo učiniti je olakšati ga i smanjiti strah od promjena koji je prirodan i bitan za uzeti u obzir. Uz ostale metode upravljanja promjenama, digitalni šampioni i ambasadori koje je potrebno prepoznati u organizaciji biti će prirodni saveznici u upravljanju promjenama bilo kojoj upravi, menadžerima ili voditeljima odjela i to treba znati prepoznati i iskoristiti.

Ako vam je potrebna pomoć oko bezbolonog provođenja digitalne transformacije u vašoj organizaciji, naši stručnjaci rado će vam pomoći u tome.

Dobivate li feedback svojih kolega i nadređenih na svakodnevnoj bazi, u realnom vremenu ili jednom godišnje? Znate li što kolege misle o vama i vašim prijedlozima ili komentarima? Znaju li oni što vi mislite o njihovima? Ako želite pohvaliti ili dati savjet kolegi, znate li kako to najbolje učiniti? Znate li što vaš šef misli o vašem radu? Ova i slična pitanja frustriraju zaposlenike ako na vrijeme ne dobiju odgovor. Ipak, danas postoje alati koji omogućuju davanje povratne informacije u realnom vremenu.

Povezanost povratne informacije i motivacije zaposlenika

Znate li koliko su vaši kolege ili šefovi zado­voljni vama? Nedostaje li vam povratna in­formacija o tome što radite dobro ili što točno možete poboljšati kod sebe? Željeli biste pohvaliti kolegicu nakon sastanka ili pak pružiti savjet kolegi kako može biti bolji u jednoj od  ključnih kompetencija, ali nemate načina da to uči­nite? Ova naizgled jednostavna pitanja u današnjem su svijetu zapravo ključni razlog velike fluktuacije na radnome mjestu. Ako još u to ubrojimo preko­vremeni rad, stresne rokove i katkad nerealna oče­kivanja nadređenih, nameće se pitanje pa kako onda motivirati najbolje ljude da ostanu.
Jedan od ključnih pokretača zadovoljstva i motivi­ranosti zaposlenika jest taj da obavljaju poslove u kojima sami vide vrijednost. Zaposlenike danas ne motiviraju isključivo plaća i skupljanje radnog isku­stva, već traže i mogućnosti razvoja karijere te po­ticajnu organizacijsku klimu. Za stvaranje takvog okružja potreban je kontinuirani feedback između menadžera i zaposlenika. Kako to ostvariti?

Feedback jednom godišnje – nedovoljno

Primjenjujete li i vi tzv. ‘360° feedback’ ili tomu sličan sustav? Pri­manje povratne informacije jedanput na godinu, ne­ovisno o tome je li riječ o tzv. 360° ili nekoj sličnoj metodi, najčešće ne prati tempo modernog načina poslovanja. Metoda 360° oduzima previše vremena i novca, često je pristrana i nedosljedna te ne prika­zuje stvarno stanje unutar organizacije. Prema istraživanju tehnološke tvrtke CEB, čak 95% me­nadžera nezadovoljno je tim načinom ocjenjivanja uspješnosti u svojim organizacijama, a 90% HR rukovoditelja dovodi u pitanje točnost dobivenih in­formacija. Više inforamcija pročitajte u studiji. Ti podaci ne začuđuju jer se na taj način dobivaju zastarjele informacije koje se nerijetko od­nose na projekte završene prije nekoliko mjeseci.

Generacijske promjene  u načinu davanja povratne informacije

Uzmimo u obzir i generacijske promjene. Na tržištu rada debelo se utaborila generacija milenijalaca, a za njima na velika vrata već ulazi i tzv. generacija Z. Nove generacije drukčije gledaju na poslovnu klimu i imaju drukčija očekivanja od poslodavca. Tako 42% milenijalaca očekuje povratne informacije svaki tjedan, što je dvostruko više od postotka svih dosa­dašnjih generacija. U istraživanju tvrtki TriNet i Wa­kefield Research 85% milenijalaca izjavilo je da se osjeća samopouzdanije kada s menadžerom češće razgovara o svojem radu i očekivanjima. S druge strane, kako navodi McKinsey&Company, čak 83% zaposlenika izjavilo je da im priznanja i po­hvale znače više nego novčane nagrade ili materi­jalne kompenzacije.

Prednosti feedbacka u stvarnom vremenu

Kako onda s pomoću feedbacka u stvarnom vre­menu privući i zadržati milenijalce? Organizacije poput Adobea i General Electrica već su doskočile tom izazovu i zamijenile svoje postojeće sustave ran­giranja, a od sada će to činiti s pomoću apprais.lyja. Naime, takvim dobivanjem povratne informacije osi­guravaju se inkrementalne promjene koje u određenom razdoblju znatno utječu na performanse za­poslenika. Kvaka je jedino u tome da se informacije moraju isporučiti na vrijeme.
Prema Deloitteovu istraživanju, čak 69% zapo­slenika izjavilo je da će raditi i više od očekivanog ako se prepoznaju njihov napor i trud, no 39% njih još se ne osjeća dovoljno cijenjeno u radnom okružju, apprais.ly rješava upravo taj izazov – za­poslenicima oslobađa prostor za kontinuirano učenje te tako općenito utječe na povećanje njihove pro­duktivnosti. Neke od prednosti davanja feedbacka u stvarnom vremenu jesu poboljšanje učenja, tran­sparentnija i pravednija evaluacija, stvaranje jake kulture feedbacka, osnaživanje zaposlenika i njihov veći angažman te manja fluktuacija. S druge strane, dodatna korist za menadžment zasigurno su niži troškovi i pravodobne informacije u odnosu na for­malne godišnje razgovore o učinku.

Proces 360° u nekoliko klikova

Zamislite da proces 360° skratite na samo nekoliko klikova i odradite ga kad god se pojavi potreba za tim. Takva pravodobna informacija o mogućnostima daljnjeg razvoja nudi zaposlenicima razvojne alate kako bi bili u toku s trendovima, svladali nove vje­štine i ostali ispred konkurencije. Budući da apprais. ly omogućuje kontinuiran feedback, prikupljeni su podaci objektivniji i pružaju jasniju sliku poboljšanja tijekom vremena. Apprais.ly također smanjuje ne­potrebne izdatke. Primjerice, trošak dobrovoljne fluktuacije iznosi minimalno 22% godišnje plaće, a upotrebljavajući apprais.ly stopa fluktuacije sma­njuje se sa šest na četiri posto. Uzmemo li u obzir prosječne hrvatske plaće, godišnje se po zaposleniku uštedi 577 kuna. Već na tome ušteda višestruko pre­mašuje troškove primjene apprais.lyja.

Inovativni pristup pružanja ‘feedbacka’

Glavna misija pri stvaranju apprais.lyja bila je osna­živanje svakog zaposlenika da jednostavno i razu­mljivo izrazi svoje iskreno mišljenje. O prednostima korištenja digitalnih alata u svakodnevnom poslovanju već smo pisali na našem blogu, a ovakvim inovativnim pristupom omogućeno je stvaranje realne slike o radu svakog zaposlenika i prepoznavanje potencijala za unaprjeđenje. Dugotrajan i temeljit proces, u suradnji sa stručnjacima iz područja psihologije i ljudskih po­tencijala, rezultirao je s devet kompetencija, među kojima su konstruktivnost u rješavanju problema, otvorenost promjenama, inovativnost i vodstvo za­poslenika. Temeljne kompetencije odnose se na sve zaposlenike bez obzira na njihovu poziciju.
Bitno je napomenuti da apprais.ly omogućuje i unos vlastitog sustava kompetencija ili vrijednosti na osnovi kojih se pruža feedback. Aprrais.ly stoga, uz jednostavnije pružanje feedbacka, omogućuje i su­stav praćenja profesionalnog napretka tijekom vre­mena. Istodobno, takav sustav menadžerima i HR-u omogućuje da sustavno prate i nagrađuju te slažu krosfunkcionalne timove i postavljaju zaposlenike na odgovarajuće pozicije. Želite li i vi unaprijediti svoju organizaciju, poboljšati zadovoljstvo svojih za­poslenika i smanjiti nepotrebne izdatke, isprobajte čari feedbacka u stvarnom vremenu.