U sklopu provedbe projekata financiranih od strane Europske unije, jamstva koja se postavljaju u fazi podnošenja ponude, izvršenja ugovora s dobavljačem, te u jamstvenom razdoblju nakon primopredaje, osjetljiva su pitanja koja su vezana uz pravila nabave koja definira Zakon o javnoj nabavi ili Pravilima nabave za neobveznike Zakona o javnoj nabavi. Naručitelj mora poštovati sve propisane uvjete, uključujući i one koji se odnose na jamstva, u fazi pregleda i ocjene ponuda, sklapanja ugovora, te izvršenja ugovora o nabavi.
Odstupanje od propisanih uvjeta u korist odabranog dobavljača, ili propisivanje uvjeta koji su nerazmjerni i diskriminatorni, može rezultirati financijskim korekcijama, odnosno smanjenjem odobrenog iznosa sufinanciranja projektnog troška koji je predmet te nabave. Jamstva se mogu podijeliti prema namjeni i obliku. Prema namjeni, razlikuju se nekoliko tipova jamstava: jamstvo za ozbiljnost ponude, jamstvo za uredno ispunjenje ugovora (ili okvirnog sporazuma), jamstvo za povrat avansa i jamstvo za otklanjanje nedostataka u jamstvenom roku.
Odustajanje
Osnovna svrha jamstva za ozbiljnost ponude je osigurati da ponuđač ne povuče svoju ponudu u tijekom valjanosti, odnosno da nakon završenog postupka naručitelj može računati na sklapanje ugovora prema uvjetima iz ponude i postupka nabave. Zakon o javnoj nabavi u čl. 215. propisuje da se jamstvo za ozbiljnost ponude može odrediti u iznosu do maksimalno tri posto procijenjene vrijednosti predmeta nabave, a ista praksa primjenjuje se i za neobveznike Zakona o javnoj nabavi. To ne znači da naručitelj automatski nepravilno postupa ako propiše maksimalnih tri posto, a u postupku dobije ponude s cijenama nižima od procijenjene vrijednosti, s obzirom na to da nije mogao utjecati na tržišna kretanja.
Međutim, postoje neke nedorečenosti u postupcima nabave za neobveznike Zakona o javnoj nabavi gdje procijenjena vrijednost nabave nije obavezna za objavu – u tim slučajevima procijenjena vrijednost poznata je samo naručitelju i kontrolnom tijelu kojem je naručitelj podnio plan nabave. Zbog toga se neko vrijeme u stručnim krugovima postavljalo pitanje treba li se ograničenje od tri posto primjenjivati na iznos same ponude.
Takvo tumačenje ipak u praksi ne bi omogućilo jednako postupanje i usporedivost ponuda, jer bi ponuđači s različitim cijenama imali različite iznose jamstva, a time i različite troškove pripreme ponude. Osim toga, naručitelj, sukladno čl. 215. Zakona o javnoj nabavi, propisuje iznos jamstva za ozbiljnost ponude u apsolutnom iznosu, i stoga nije u mogućnosti prepustiti određivanje iznosa jamstva ponuđačima da ga izračunavaju kao razmjerni dio cijene ponude.
Ako ugovor nije ispunjen
Jamstvo za uredno ispunjenje ugovora (ili okvirnog sporazuma) ključni je i najčešće korišteni instrument osiguranja izvršenja ugovora o nabavi. Međutim, činjenica da je naručitelj propisao jamstvo ne znači da je naplata takvog jamstva jednostavan proces. Potrebno je pažljivo definirati u ugovoru što se smatra neurednim ispunjenjem ugovornih obveza, koje može biti osnova za naplatu jamstva, odnosno jasno propisati korake koje naručitelj provodi prije aktiviranja takvog jamstva. Na taj način naručitelj se može zaštititi od mogućeg sudskog osporavanja naplate jamstva koje bi dobavljač mogao pokrenuti pozivajući se na stjecanje bez osnove.
Kod propisivanja jamstva za uredno ispunjenje ugovora potrebno je paziti da rok važenja jamstva bude duži od roka za izvršenje ugovornih obveza, kako bi se ostavilo dovoljno vremena za aktiviranje (protestiranje) jamstva u slučaju neurednog izvršenja ugovora. Ovaj razdoblje obično iznosi trideset dana nakon roka za izvršenje ugovornih obveza. Također, preporučuje se već u dokumentaciji o nabavi i u ugovoru navesti da se valjanost jamstva mora razmjerno produljiti ako se ugovor produži, kako bi se unaprijed osiguralo da će u takvom slučaju odabrani ponuđač pristati na produljenje jamstva, čime se smanjuje rizik za naručitelja.
Predujam i isporuka
Jamstvo za povrat avansa štiti naručitelja koji planira platiti dobavljaču dio ugovorene cijene kao predujam, za slučaj nenamjenskog trošenja predujma, a obično je povezano uz ugovoreni rok isporuke predmeta nabave. Pri određivanju iznosa jamstva potrebno je paziti da ni u kojem slučaju ne prijeđe iznos predujma. Takvo bi postupanje moglo biti shvaćeno kao nerazmjerno i u slučaju utvrđivanja nepravilnosti moglo bi rezultirati financijskom korekcijom.
Također, u svrhu potpune zaštite naručitelja, preporučljivo je obuhvatiti sve planirane uplate koje nisu vezane uz finalnu isporuku, npr. uračunati ne samo prvo plaćanje nakon potpisa ugovora, nego i ratu plaćanja po najavi isporuke, koja se također tretira kao predujam u slučaju da postoji i rata za završno plaćanje po izvršenoj isporuci.
Otklanjanje nedostataka
Jamstvo za otklanjanje nedostataka u jamstvenom roku služi naručitelju da i nakon uredne primopredaje predmeta nabave bude siguran da će svi nedostaci u funkcionalnosti i kvaliteti zaprimljenog predmeta nabave koji se pojave za vrijeme trajanja jamstvenog roka biti otklonjeni od strane izvođača. Neki naručitelji ostavljaju mogućnost da prije naplate jamstva izvođaču/dobavljaču koji se ogluši na poziv ispostave fakturu treće strane koju su angažirali za otklanjanje nedostataka, odnosno da se tek u slučaju neplaćanja takvog troška aktivira jamstvo.
Jamstvo u svom trajanju mora pokriti traženi, odnosno ponuđeni i ugovoreni jamstveni rok, a bilo kakvo skraćivanje trajanja jamstva može se smatrati nepravilnošću koja pogoduje odabranom ponuđaču, jer bi tako stekao povoljnije uvjete od onih koji su objavljeni u postupku nabave. Tijela za kontrolu EU fondova osobito strogo penaliziraju situacije kada je jamstveni rok bodovan, a naručitelj je naknadno dopustio da ne bude pokriven jamstvom u cijelom svom trajanju. Takav se slučaj smatra bitnom izmjenom ugovora i neopravdanim odstupanjem od nabavnih uvjeta u korist dobavljača, za kojeg Pravila o financijskim korekcijama predviđaju korekciju troška od 25% iznosa ugovora.
Ne miješati s jamstvenim listom
Jamstvo za otklanjanje nedostataka u jamstvenom roku treba razlikovati od jamstvenih listova i jamstvenih izjava proizvođača ili distributera robe. Takvi dokumenti nisu sredstva osiguranja u financijskom smislu koja je moguće aktivirati u u ovršnom postupku ili financijskoj instituciji. Njima se jamči popravak, servisiranje ili zamjena stvari koje ne ispunjavaju uvjete ili specifikacije navedene u jamstvenoj izjavi, tj. povrat plaćene cijene ako to nije moguće.
Riječ je o komercijalnom jamstvu definiranom u čl. 423. Zakona o obaveznim odnosima koje proizvođači ili prodavatelji daju povrh zakonskih obveza vezanih uz materijalne nedostatke stvari. Naručitelj može tražiti i jamstvene listove odnosno jamstvene izjave, ali pri tome se ne treba ograničiti na proizvođačka jamstva s obzirom na to da kod nekih vrsta robe distributeri su ti koji izdaju jamstvene listove.
Kašnjenje u dostavi jamstava
Tijekom provedbe EU projekata, razvila se bogata praksa procjenjivanja učinka nedostataka u ugovornim jamstvima, dok i sam Zakon o javnoj nabavi prepoznaje mogućnost pojašnjenja ili upotpunjavanja dostavljenog jamstva. Prema čl. 20. st. 8. Pravilnika o dokumentaciji o nabavi i ponudi u postupcima javne nabave, neotklonjivim se smatra isključivo nedostatak kada nikakvo jamstvo nije dostavljeno.
Jamstva poput bankovnog jamstva ili zadužnice/bjanko-zadužnice uvijek moraju biti zaprimljena u originalu do isteka roka za dostavu ponuda, neovisno o tome je li elektronička dostava predviđena. Novčani polog mora biti uplaćen zaključno do istog roka, a ponuda treba uključivati dokaz o uplati. Kašnjenje pri dostavi jamstva za ozbiljnost ponude smatra se neotklonjivim nedostatkom, što u praksi vodi do odbijanja ponude.
Kada je fleksibilnije i koliko
Kašnjenja u dostavi jamstva za povrat avansa, kao i jamstva za uredno ispunjenje ugovora te jamstva za otklanjanje nedostataka u jamstvenom roku, kontrolna tijela promatraju fleksibilnije. Tako, kašnjenje do osam dana ne povlači financijske korekcije, dok kašnjenja od devet do dvadeset dana dovode do financijskih ispravaka u visini pet posto iznosa ugovora. Duža kašnjenja, preko 20 dana, podliježu financijskoj korekciji od 10 posto.
Prilikom računa dana dostave bitno je uzeti u obzir dan zaprimanja jamstva kod naručitelja, a ne datum izdavanja na dokumentu. Naručitelj mora imati dokaz o zaprimljenju, kao što su poštanski žig, dostavnica, ili primopredajni zapisnik. Iako se navedeni rokovi mogu činiti strogi i paušalni, oni ipak predstavljaju napredak u odnosu na prvu praksu korištenja EU fondova, kada su korisnici bili izloženi neujednačenoj procjeni tretmana kašnjenja jamstava.
Provedba postupaka javne nabave uvijek zahtijeva kreiranje nediskriminatornih i praktičnih kriterija, osobito kada se radi o jamstvenim uvjetima. Faza izvršenja ugovornih obveza, često neopravdano zanemarena, zahtijeva visok stupanj pažnje i zadovoljenje svih nabavnih uvjeta, ugovornih odredbi te rokova za dostavu jamstava. Potrebna su specijalizirana znanja koja korisnici bespovratnih sredstava, posebno poduzetnici, često nemaju interno. Stoga je najsigurnija i dugoročno najisplativija opcija zatražiti pomoć stručnjaka kako bi se rizici financijskih korekcija sveli na minimum.
