Time management ili upravljanje vremenom pojam je s kojim se u poslovnoj sferi svakodnevno susrećemo, a posljednjih je dana ponovno došao u fokus jer je većina hrvatskih tvrtki, koje si to mogu dopustiti, prionula kućnim uredima i u svoje svakodnevice uvela rad od doma. Rad od kuće odlična je alternativa klasičnom boravku u uredu, a u nekim tvrtkama poput Apsolona, i standard, posebice u trenucima kada je velika potreba za fokusom i disipliniranošću.
Upravljanje vremenom prilikom rada od kuće
U jednom od prošlih blogova pisali smo o savjetima za produktivniji rad od kuće. Međutim, posljednjih dana svjedoci smo toga da i ovakav princip rada može postati izazovan, ne samo sa socijalnog aspekta, već i po pitanju discipliniranosti pojedinca. Koliko vam se puta dogodilo da u krevetu završite kasnije od uobičajenog samo zato što ujutro možete produžiti san pod izlikom da ne gubite vrijeme na put od ureda do doma? Ovakvo razmišljanje često izaziva domino efekt, pa se tako ne probudimo na vrijeme, pomičemo planirane aktivnosti i obveze, a dan započinjemo mrzovoljni. Kako to izbjeći i ostati discipliniran i fokusiran na posao, bez obzira na to radite li od kuće ili ne?
10 savjeta za učinkovitije upravljanje vremenom
1. Uvijek ustanite u isto vrijeme
Ustajanje u točan sat dat će vam dodatno vrijeme u danu koje biste inače najvjerojatnije izgubili na izležavanje u krevetu. Nije bitno ustajete li u 5 ili u 10 sati, najvažnije je se vaše tijelo navikne na buđenje u određeno doba te da se zaista ustanete onda kada ste to unaprijed odredili. U suprotnom, borit ćete se od samog početka jer ćete htjeti produžiti boravak u krevetu, a time ćete prespavati najvažniji dio dana. Brojne studije pokazale su da su ljudi koji ustaju ranije pozitivniji i bolji u rješavanju problema. Pokušajte tjedan dana ustajati na prvi zvuk budilice, vaše će se tijelo prilagoditi i ustajat ćete automatski.
2. Isplanirajte dan
Ako možete, provedite planiranje u dvije faze. Na kraju radnog dana izdvojite 15 minuta kako biste reflektirali sve što ste napravili, a što vam je preostalo, te na temelju toga izradite popis obaveza za idući radni dan. Za drugu fazu planiranja odvojite svega 2 minute idućeg jutra. Prođite još jednom popis i prioritizirajte zadatke po važnosti.
Pri planiranju obveza, osobno mi se najboljim pokazao online kalendar koji ne koristim samo za bilježenje sastanaka, već i za bilježenje najvažnijih zadataka.
3. Započnite najzahtjevnijim zadatkom
Premda zvuči izazovno, radno vrijeme započnite najzahtjevnijim zadatkom tog dana i obećajte sami sebi da ćete ga izvršiti što je moguće prije. Ako odmah ujutro riješite najizazovniji zadatak, automatski ćete se osjećati bolje jer vam isti neće okupirati misli, a sve ostale zadaće tijekom dana činit će vam se lakše. Nema boljeg osjećaja i veće motivacije kada znate da je najteži dio iza vas.
4. Budite pozitivni
Kao i popisivanje dnevnih zadataka na papir, i ovaj savjet možda zvuči trivijalno, no imat će veliki efekt na vaše raspoloženje. Uzmite 5 minuta i pročitajte nešto pozitivno i motivirajuće. Otvorite svoj najdraži portal, prolistajte omiljeni časopis, odvojite nekoliko minuta za novi Ted Talk ili pročitajte inspirativnu priču. Možda se čini kao mala stvar, ali i ovih nekoliko minuta pozitive dat će vam elan i napuniti vas golemom energijom.
5. Ne zaboravite vježbati
Navika zajednička svim uspješnim ljudima svakako je jutarnja vježba. Mnogo je benefita započinjanja radnog dana vježbom, a samo jedan od njih je što će probuditi vaše tijelo i vašoj krvi omogućiti bolju cirkulaciju. Osim jutarnje vježbe, ne zaboravite prakticirati i manje vježbe istezanja i razgibavanja, posebice za ramena i vrat.
6. Unaprijed pripremite hranu
Ujutro pripremite zdrave grickalice ili manje obroke za dan koji je pred vama kako biste cijeli dan zadržali dovoljan stupanj energije. U slučaju da to ne stignete, dobra zamjena su i energy pločice. Svaki put kad se počnete osjećati gladno, ove će vam zdrave grickalice pomoći da zadovoljite apetit i ostanete pribrani.
Naravno, ujutro također ne zaboravite zdravo doručkovati. Osim što će vam dati snagu, zajutrak možete iskoristiti i za uživanje u obiteljskoj atmosferi, druženje s cimerima ili u društvu najdraže knjige. Ovakav, kvalitetno proveden početak dana, ozarit će vam misli i glavu pripremiti za sve izazove koji vam predstoje.
7. Formirajte vremenske okvire
Kada govorimo o upravljanju vremenom, jedna od prvih stvari koju morate napraviti jest izračunati koliko vam je vremena potrebno za obavljanje zadataka. Ako smatrate da vam odgovaranje na mailove oduzima pola sata, no zapravo izgubite sat vremena, to će znatno utjecati na vaše daljnje zadatke i upravljanje vremenom. Iskoristite brojne mogućnosti današnje tehnologije i alate poput aplikacije RescueTime ili Toggl kojima možete izračunavati utrošeno vrijeme. Jednom kada to napravite, postavite vremenska ograničenja za pojedine zadatke. Primjerice, u Apsolonu koristimo Productive koji, uz brojne druge mogućnosti upravljanja projektnim zadacima, omogućava i praćenje vremena utrošenog na zadatke.
8. Napravite to-do liste
Osim što će vas držati fokusiranima na zadatke, lista će vam biti dobar pokazatelj onoga što ste već postigli i završili. Naravno, uvijek postoji mogućnost kratkih prekida ili iznenadnih situacija koje će usporavati izvršavanje vašeg primarnog zadataka, no jednom kada odradite prioritetnu zadaću, vratite se na svoj popis i nastavite dalje.
U Apsolonu, svoje to-do liste najčešće radimo u Asani, ali postoji mnogo digitalnih alata kao što su Trello, ToodleDo, Wunderlist ili Google Keep koje možete iskoristiti u ovu svrhu.
9. Fokusirajte se i nemojte raditi zadatke polovično
Vrlo često istovremeno koordiniramo nekoliko stvari – mailovi, poruke, zadaci… Rijetko smo apsolutno posvećeni jednoj zadaći. Pokušajte to izbjeći. Multitasking poželjna je karakteristika, no ne i nužna. Osim ako ne uleti nešto hitno, nastojte rješavati zadatak jedan po jedan. Primjerice, odredite si vrijeme u kojem ćete isključivo odgovarati na mailove. Jednom kada s tim završite, prebacite se na drugi zadatak i potpuno posvetite njemu.
10. Organizirajte svoj virtualni prostor
Jeste li znali da prosječan Amerikanac provede 2,5 dana godišnje na traženje datoteka? Umjesto da svoje vrijeme tratite na takve aktivnosti, organizirajte se. Započnite s time da za svaki dokument imate odgovarajuću datoteku i svaki dokument uvijek vratite na odgovarajuće mjesto. Na kraju dana očistite svoj radni prostor i napravite sustav upravljanja dokumentima.
