Računovodstvo – zapostavljeni aspekt EU projekata

Koliko ste projekata vodili od konceptualizacije projektne prijave do odobrenja završnog izvještaja nakon provedbe? – jedno je od pitanja koje bi svatko tko si želi povećati šanse za uspješno povlačenje EU sredstava trebao postaviti savjetnicima za EU fondove prije nego što ih ugovori.

Projektni ciklus EU projekta može trajati i više od 10 godina

Projektni ciklus projekta sufinanciranog iz fondova Europske unije može se podijeliti u tri faze:

1. faza: konceptualizacija i prijava
2. faza: provedba projekta
3. faza: održavanje rezultata.

Prva i druga faza radno su najintenzivnije i obično traju oko pet godina. Treća faza traje od tri (u slučaju malih i srednjih poduzetnika) do pet godina (u slučaju velikih poduzetnika).

Prolazeći kroz faze projektnog ciklusa prikazanog na grafici iznad, konzultanti i konzultantske tvrtke stječu dragocjeno iskustvo koje im omogućuje da svaki novi projekt kvalitetnije konceptualiziraju i vode. Jedino osoba ili tvrtka (koja stečeno institucionalno znanje prenosi na svoje zaposlenike), a koja je prošla sve tri faze, može (donekle) razumjeti svu kompleksnost EU fondova i nazivati se stručnjakom za iste.

Računovodstveni aspekti projektnog ciklusa EU projekta

Računovodstveno praćenje EU projekata jedan je od segmenta projektnog ciklusa gdje eventualne  greške u postavljanju projekta prilikom pisanja prijave i u ranim fazama provedbe izlaze na vidjelo tek nakon što je projekt završen, kada kontrolna tijela provjeravaju završni zahtjev za nadoknadom ili ako dođe do dodatnih revizija u fazi održavanja projektnih rezultata. Iz navedenog razloga radi se o možda najzapostavljenijem aspektu upravljanja EU projektima.

Tematiku je teško obraditi u jednom članku, zbog čega će u nastavku biti izdvojene neke od ključnih grešaka (u fazi pripreme i u fazi provedbe) u kontekstu računovodstvenog praćenja, i to primarno istraživačko-razvojnih projekata, kako bi ih odmah mogli primijeniti na trenutno aktualnom natječaju Jačanje strateških partnerstva za inovacije u procesu industrijske tranzicije. Lekcije se temelje na iskustvu vođenja projekata sufinanciranih na prethodnim natječajima ovog tipa iz 2015. i 2019. godine koji se danas nalaze u trećoj fazi opisanog projektnog ciklusa.

Računovodstvena dokumentacija ima za cilj dokazati da je projektni trošak / izdatak prihvatljiv, tj. da je (a) stvarno nastao i (b) u skladu s potporom koja je primljena za njega.

Ako se prilikom konceptualizacije i pisanja prijave ne razmišlja o računovodstvenim standardima, postoji mogućnost da stvarno nastali troškovi neće biti u skladu s vrstom potpore koja je za njih primljena. Ako se projektni troškovi/izdaci od samog početka ne razdvajaju od ostatka poslovanja, bit će teško dokazati da su zaista nastali.

Greške u pripremi: Konceptualizacija projekta nije u skladu s računovodstvenim standardima

Osnovni uvjet da bi troškovi bili prihvatljivi za sufinanciranje u sklopu EU projekta jest da su izravno povezani s projektom i nužni za njegovu provedbu. Uz navedeno, prihvatljivi troškovi definirani su Pozivom na dostavu projektnih prijedloga (koji kasnije postaje prilog Ugovora o bespovratnim sredstvima). Na kraju, projektni troškovi moraju biti u skladu s vrstom potpore koja se dodjeljuje za njih, što je definirano u Općoj uredbi o skupnom izuzeću (eng. GBER (651/2014)).

Uredba je pravni akt donesen na razini Europske unije koji ima opću primjenu i obvezuje sve države članice EU, bez potrebe za dodatnom transpozicijom u nacionalno zakonodavstvo (kao što je to slučaj kod direktiva). Uredba GBER propisuje kategorije potpora koje su izuzete od prethodnog odobrenja Europske komisije, te je prilikom planiranja i provedbe EU projekta potrebno voditi računa da su projektni troškovi u skladu s ovim kategorijama kako bi se osigurala sukladnost s pravilima uredbe. Uredbu GBER laički možemo nazvati krovnim zakonom za EU potpore na razini Europske unije i posljedično Republike Hrvatske.

Iako je uvriježeno govoriti o apliciranju za potporu ili primanju potpore u jednini, zapravo postoji više vrsta potpora kako bi se omogućila podrška različitim ciljevima unutar Europske unije. Gotovo svaki poduzetnik koji je ugovorio (kompleksniji) EU projekt primio je više različitih kategorija potpora unutar njega.

U istraživačko-razvojnim projektima, najčešće se dodjeljuju sljedeće vrste potpore:

1. a) Regionalne potpore za ulaganje (čl. 14 Uredbe GBER) u dugotrajnu materijalnu i nematerijalnu imovinu povezanu s projektom. Regionalnim potporama može se sufinancirati od 35 do 70 % prihvatljivih troškova, ovisno o lokaciji i veličini poduzeća.
2. b) Potpore za projekte istraživanja i razvoja (čl. 25 Uredbe GBER) za troškove nastale kao posljedica projekta poput troškova osoblja zaposlenog na projektu, troškova amortizacije opreme koja se koristi za projekt, troškova istraživanja temeljem ugovora, troškova znanja i patenata, troškova savjetodavnih usluga, troškova materijala, potrošne robe i sl. Ovom vrstom potpore može se sufinancirati od 25 do 100 % prihvatljivih troškova, ovisno o vrsti istraživačke aktivnosti i veličini poduzeća.

Zamke u konceptualizaciji IRI projekata – primjer iz prakse

Društvo prijavljuje istraživačko razvojni projekt (IRI) razvoja inovativnog robotskog sustava za provedbu neurokirurških operacija u sklopu kojeg će sufinancirati troškove plaća projektnog tima koji će raditi na razvoju sustava, potrošnog materijala i komponenti od kojih će biti sačinjen sustav, računala te softverskih licenci za izradu nacrta budućeg sustava i sl.

Projektom je tako planirana nabava dvije vrste računala s pripadajućim monitorom. Prvo će koristiti projektni tim za izradu nacrta robotskog sustava i razvoj softverskog koda za upravljanje istim. Drugo računalo i monitor bit će sastavni dio robotskog sustava i na njega će biti instaliran prethodno razvijen softver za pokretanje i upravljanje sustavom.

Iako se radi o istom tipu opreme, prvo računalo predstavlja ulaganje u imovinu za potrebe provedbe projekta, koje će u računovodstvenim evidencijama biti evidentirano kao dugotrajna imovina (razred 0), zbog čega je za njega u fazi prijave ispravno zatražiti regionalne potpore za ulaganje. Drugo računalo predstavlja komponentu robotskog sustava te će u računovodstvenim evidencijama biti evidentirano kao trošak (razred 4), zbog čega je za njega u projektnoj prijavi ispravno zatražiti potporu za projekte istraživanja i razvoja.

Pri tome je prilikom nabave monitora uz prvo računalo potreban dodatan oprez, kako se isti ne bi proknjižio kao sitan inventar koji je često neprihvatljiv trošak u Pozivima na dostavu projektnih prijedloga.

Također je planirana nabava softverskih licenci za izradu nacrta budućeg robotskog sustava. Kako bi se zatražila ispravna potpora, važno je već prilikom same konceptualizacije projekta razmišljati nabavlja li se trajna licenca ili mjesečna/godišnja pretplata. Ako se nabavlja trajna licenca, ona će računovodstveno biti evidentirana kao dugotrajna imovina, i ona se može sufinancirati iz regionalne potpore za ulaganja. Mjesečne, godišnje licence ili SaaS rješenja u oblaku računovodstveno se evidentiraju kao trošak najma softvera, zbog čega načelno nisu prihvatljive za sufinanciranje u sklopu regionalnih potpora.

Kako bi se izbjegla situacija u kojoj stvarno nastali troškovi neće biti u skladu s vrstom potpore koja je za njih zatražena i primljena, već je u fazi pripreme i konceptualizaciju projekta, u projektni tim potrebno je uključiti osobu zaduženu za njegovo računovodstveno praćenje.

Greške u provedbi: Projektni troškovi / izdaci nisu odvojeni od ostatka poslovanja

Ugovorna je obaveza korisnika bespovratnih sredstava omogućiti utvrđivanje i provjeru troškova / izdataka uključenih u zahtjeve za nadoknadom sredstava u računovodstvenim evidencijama. Praksa je da se na kraju provedbe projekta, u sklopu završnog zahtjeva za nadoknadom sredstava, kontrolnim tijelima dostavlja računovodstvena dokumentacija kojom su evidentirane sve projektne transakcije. Dostavljaju se analitičke konto kartice imovine (razred 0) i troškova (razred 4), registar osnovnih sredstava i bruto bilanca te po potrebi analitičke konto kartice dobavljača.

Kroz kompleksnije IRI projekte može se potraživati i više od 500 faktura. Ako projektne transakcije nisu od samog početka odvajane od ostatka poslovanja (npr. otvaranjem zasebnih konta ili mjesta troška projekta) dokazivanje njihove evidencije u računovodstvenom sustavu postaje iznimno teško, čak i nemoguće, a dodatno je prekršena i ugovorna obveza.

Također, na kraju projekta uobičajene su terenske provjere prilikom kojih kontrolna tijela, između ostalog, provjeravaju postoje li originali dokumentacije (računi, ugovori i sl.) na lokaciji korisnika te jesu li oni istovjetni dostavljanoj tijekom provedbe projekta u digitalnom obliku. Projektne fakture stoga je potrebno pohranjivati u zasebne registratore. U ovom kontekstu, zanimljive su najnovije preporuke kontrolnih tijela da se uz digitalne fakture, pravovaljane bez potpisa i pečata, u projektne registratore ispisuju i mailovi iz kojih je vidljivo da su iste zaista zaprimljene digitalno.

Kako bi na kraju projekta proces dokazivanja stvarnog nastanka projektnih troškova protekao glatko, važno je tijekom provedbe projekta o projektnim troškovima pravovremeno (već u fazi kreiranja narudžbe) obavještavati osobu zaduženu za njihovo računovodstveno evidentiranje.

Gdje ste bili 2015.-e?

Uz sve kompleksnosti EU projekata, jedan od izazova predstavljaju dugi projektni ciklusi zbog čega je pravih stručnjaka na tržištu i dalje malo. To naročito dolazi do izražaja u računovodstvenom praćenju EU projekata – nerijetko nepravedno zapostavljenom aspektu projektnog ciklusa, naročito u početnim fazama, jer do eksternih provjera dolazi tek nakon što je projekt završen.

Zato, prilikom odabira partnera koji će vas voditi kroz labirinte pisanih i nepisanih pravila (istraživačko-razvojnih) EU projekata, pitajte bez ustručavanja – Gdje ste bili 2015.-e (ili neke druge godine kada su se podnosile prijave na sličan natječaj na koji se planirate aplicirati)?  U kojoj su fazi ti projekti danas? Kako se knjiže licence sufinancirane regionalnom potporom?

Stručni članak objavljen je na portalu Lider Media.