Od začetka plana do ostvarenja ciljeva, EU projekti, kao i sama provedba EU projekata, su poput živih bića. U svom životnom ciklusu prolaze kroz razne promjene i to je sasvim uobičajeno. Kada govorimo o projektima sufinanciranim iz EU fondova, izmjene su nešto na što moramo posebno obratiti pozornost jer mogu rezultirati neprihvaćanjem troškova, pa i na samu realizaciju EU projekata. Zapamtite – izmjene su moguće, ali nisu zajamčene! U nastavku vam donosimo savjete za izmjene u projektu koje možete provesti bez preuranjenoga razbijanja kasice prasice.
Što smijete, a što ne u provedbi izmjena na EU projektima?
Tijekom provedbe EU projekta zaista mnogo toga može poći u smjeru koji odudara od planiranog – od značajnih događaja, poput poplave koja je zaustavila izgradnju vaše tvornice, do želje da kupite bolju CNC glodalicu u odnosu na onu koju ste planirali tijekom izrade projektne prijave.
Sve će to zahtijevati službene izmjene na EU projektu koje vam moraju odobriti posrednička tijela. U načelu, jedino što ne smijete je izmijeniti iznos bespovratnih sredstava koja su vam dodijeljena. Ono što vam jest dodijeljeno možete preraspodijeljivati između proračunskih stavki, uvoditi nove stavke i aktivnosti, mijenjati postojeće, produljiti ili pak skratiti njihovo trajanje.
Kaže se „u načelu…“ jer, kad su u pitanju pravila provedbe EU projekata, od onoga što se mijenja važniji su razlozi zbog kojih se to mijenja. Naišao sam na slučajeve u kojima su posrednička tijela sasjekla sve troškove za nabavljenu opremu zbog izmjene samo jedne komponente te opreme, a isto su tako odobrila nabavu strojeva koji se funkcionalno značajno razlikuju od onih koji su projektom bili inicijalno predviđeni.
Dozvoljene izmjene u provedbi EU projekata
Zašto je to tako? Za detaljan bismo odgovor u obzir trebali uzeti sve aspekte i pravila provedbe EU projekta u skladu s ugovorom o bespovratnim sredstvima, primjenjivim pravilnicima i načelima. U nastavku donosim sažeti pregled ključnih principa kojima se morate voditi razmišljajući o izmjenama koje u EU projektu smijete provesti.
Pojednostavljeno, izmjena će zasigurno biti prihvaćena ako kumulativno zadovolji uvjete da je okolnost koja je uzrokuje bila potpuno nepredvidljiva dok ste izrađivali projektnu prijavu, da vi na to niste mogli utjecati i niste odgovorni, da je izmjena zaista nužna da biste proveli EU projekt kako je zamišljeno i da (na svu sreću) neće utjecati ni na svrhu ni na broj bodova zbog kojih su posrednička tijela prihvatila projektnu ideju.
Ugovor o nabavi – razumijevanje uzroka i posljedica izmjena
Iskustvo nas je naučilo da je korisnicima najteže razumjeti zašto ne mogu provesti naizgled beznačajne izmjene u EU projektu. Kad promatraju projekt u cjelini, u njihovim je očima zaista riječ o malim izmjenama. Naposljetku, kakvu ulogu ima to što ste objavili natječaj za nabavu energetski učinkovite rasvjete ili digitalne transformacije da biste na kraju sklopili ugovor s ponuditeljem koji je ponudio malo drugačije tehničko rješenje koje je suvremeno i još povoljnije nego ste predvidjeli u proračunu? Zar nije svrha projekta doprinijeti očuvanju okoliša kroz uštede energenata? Nije li bolje izmjenama postići upravo efikasnije korištenje proračunskih sredstava, nego što bi to jamčila izvedba po prvotnom planiranom troškovniku? Nažalost, nije tako jednostavno.
Principi nužnosti i nepredvidljivosti svima su relativno razumljivi. Problemi nastaju kod shvaćanja odgovornosti i povezivanja utjecaja izmjene na postupke nabava. Zbog toga najčešće dolazi do rigoroznih kazni u smislu povrata sredstava. Primjerice, možete izgubiti četvrtinu bespovratnih sredstava za izmjenu kao što je promjena uvjeta plaćanja kupnje radnih vozila prema dobavljaču. U najgorim vam slučajevima prijeti potpuni povrat sredstava jer ste izmijenili projekt gradnje na način da ste uklonili svu infrastrukturu za osobe s invaliditetom na koju ste se projektnim prijedlogom obvezali.
Osnovno je načelo da izmjene u EU projektu ne smiju značajno utjecati na provedeni postupak. Kada će se izmjena ugovora o nabavi smatrati značajnom, izdvojio sam na sljedećoj grafici.
Načela u izmjeni provedbe EU projekata
Najčešće probleme ove vrste susrećemo kod ugovora o građevinskim radovima gdje je nekvalitetno izrađeni troškovnik često osnovni razlog za naknadne izmjene ugovora zbog činjenice da ne odražava pravi opseg potrebnih radova. Ako se nakon završenoga postupka nabave radova uvodi značajan opseg dodatnih radova postojećem izvođaču bez novoga postupka nabave, dolazi do kršenja odredbi o jednakom postupanju i transparentnom natjecanju jer troškovnik odudara od izvorno objavljenoga troškovnika.
Vodeći se prethodno navedenim načelima, pobrinite se da za svaku izmjenu radova vrijede načela istaknuta u nastavku.
Savjetujemo da odredite prioritete predmeta nabave i osigurate dovoljno vremena za razmatranje svih pitanja i rizika uključivanjem internih ili vanjskih stručnjaka za osmišljavanje tehničkih specifikacija, troškovnika i odredbi ugovora o nabavi.
Kako ćete predstaviti izmjenu jednako je važno kao i sama izmjena koju tražite
U posredničkom tijelu često se susreću s nejasnim zahtjevima za izmjenama koji se moraju dostaviti na formalnom obrascu u kojem se objašnjava zahtjev i podnosi dokumentacija koja dokazuje i opravdava ono što je napisano. Zahtjevi su često napisani kao struja svijesti iz koje je evidentno da korisnik emotivno doživljava okolnosti koje utječu na njegov EU projekt. Zbog toga je teško shvatiti uzročno-posljedične veze između onoga što korisnik želi postići izmjenom i usklađenosti izmjene s kumulativnim principima koje sam nabrojao u prvom savjetu. Neki korisnici tako pristupaju izmjenama da bi ‘zbunili’ posrednička tijela nadajući se da će zahtjev biti odobren ako uključuje puno teksta i ključnih riječi (nužno i nepredvidljivo) pri čemu stvarna situacija na EU projektu i smisao predloženog rješenja ostaju neobjašnjeni. Ni jedno ni drugo nije dobro i neće vam pomoći kod odobravanja izmjena na EU projektu. U nastavku donosimo nekoliko savjeta za izradu službenih zahtjeva za izmjenama bez obzira na to radi li se o izmjeni manjeg značaja (npr. preraspodjeli sredstava) ili o dodatku ugovoru koji uvodi značajne izmjene u EU projekt (npr. produljenje projekta za 6 mjeseci).
Kako izraditi zahtjev za izmjenama EU projekta?
Nemojte se ograničavati kategorijama koje su zadane u obrascu. Radije unutar njih uvedite svoja poglavlja i ispričajte priču koja će biti laka za praćenje onome tko je čita te će istovremeno obuhvatiti sve ono što je važno istaknuti u logičnom redoslijedu. Započnite s opisom trenutačnog stanja na EU projektu jer posrednička tijela dobivaju informacije o vašem projektu kvartalno i nisu upućena u EU projekt koliko mislite da jesu. Navedite sve ključne aktivnosti koje su ostvarene i koje su u tijeku te pružite koncizan pogled na EU projekt iz objektivne perspektive, a slobodno ubacite i subjektivno mišljenje o tome kako napreduje provedba EU projekta.
Tek je tada vrijeme da istaknete specifičnu situaciju na EU projektu i okolnosti koje uzrokuju potrebu za izmjenom. Držite se ključnih informacija kojima nedvojbeno ukazujete na izazove u tijeku projekta i fokusirajte se na to da izmjena koju predlažete bude prezentirana kao odlično rješenje koje će omogućiti da se EU projekt nastavi provoditi kako je planirano ako ne i bolje. Nemojte se oslanjati na emocije u obraćanju čitatelju koji odlučuje o prihvatljivosti izmjene koju predlažete. Pravilo ‘Show, don’t tell!’ ovdje itekako vrijedi. Stoga izbjegavajte navoditi da je izmjena nužna i nepredvidljiva. Radije se potrudite da čitatelj sam donese zaključak da je tražena izmjena zaista takva.
Nakon toga je vrijeme da poentirate! Pokažite utjecaj izmjene na projekt, dajte do znanja da razumijete što tražite i da ste sagledali sve posljedice koje će nastupiti. Dobro promišljen zahtjev za izmjenom pokazat će da vaše rješenje problema ima pozitivne učinke na projekt, da nije u suprotnosti s pravilima nego ih uvažava i da je jedini ispravan korak naprijed. Ako postignete sve navedeno, posrednička tijela neće imati drugih opcija nego da odobre vaš zahtjev za izmjenom.
Izmjene u provedbi EU projekata jedina su konstanta
Vrlo je vjerojatno da ćete se susresti s nekim oblikom izmjene u provedbi svoga EU projekta. Nažalost, izmjene su jedno od onih područja koja nisu sasvim jasno definirana u pravilima kojima vaš projekt podliježe. Zbog toga si samo pravovremenim planiranjem i promišljenim pristupom možete olakšati život kad nastupe okolnosti koje uzrokuju potrebu za izmjenama. Sve ostalo će zahtijevati iskustvo i razumijevanje regulatornoga okvira provedbe EU projekata. Ako nemate vremena za takvo što, uvijek se možete obratiti stručnjacima Apsolona koji su proveli više stotina raznovrsnih izmjena na zadovoljstvo i korist tvrtki iz raznovrsnih sektora.
