Pandemija koronavirusa i popratne mjere predostrožnosti u brojne su tvrtke, ali i organizacije javnog sektora, na velika vrata uvele rad od kuće, a time i uporabu digitalnih alata. Dok je dio organizacija već od prije prakticirao udaljeni rad, mnogima je ovo u potpunosti nova situacija koja, naravno, donosi i nove izazove.
Izazovi rada na daljinu i implementacije digitalnih alata
Premda nije novost u okvirima poslovanja, rad na daljinu izazovan je brojnim tvrtkama. Jedno od glavnih pitanja je kako geografski dislociranim djelatnicima omogućiti da rade što sličnije svom uobičajenom načinu rada. Za neke tvrtke ovo je pitanje u potpunosti opravdano jer su osnovnim poslovanjem vezane uz svoju fizičku lokaciju. Primjerice, proizvodne tvrtke vezane su uz svoje proizvodne pogone i najveći dio njihovih djelatnika, uz najbolju volju, jednostavno ne može svoj standardni posao odnijeti doma i obavljati ‘od kuće’. Međutim, za gotovo niti jedan drugi oblik poslovanja ovo ne bi trebalo predstavljati izazov.
Takav savjet možda zvuči kontradiktorno, no postojeća je situacija odličan trenutak za prestanak ‘hvatanja repova’ i uvođenje poboljšanja, tj. novih oblika internog poslovanja. U Apsolonu je, na primjer, udaljeni rad već godinama modus operandi. Svi zaposlenici mogu, ako to žele, jedan dan tjedno raditi od kuće (ili bilo gdje drugdje). Veća produktivnost i manji stres samo su neke od blagodati ‘presijecanja’ radnog tjedna promjenom okruženja. Prilagodba također nije problem jer većina kolega redovito radno vrijeme provodi na lokacijama klijenata.
Novi trendovi i digitalni alati
Jednako tako, sve su popularniji i drugi poslovni trendovi poput fleksibilnog radnog vremena ili kraćeg radnog tjedna. Za njih je, baš kao i za udaljeni rad, potrebno djelatnicima omogućiti minimalno jednako efikasan, ako ne i efikasniji rad od uobičajenog. Toj svrsi služi cijeli niz digitalnih alata, a potrebno je uspostaviti i jasne procedure i pravila.
Zanimljivo je i da dio alata većina tvrtki i organizacija već posjeduje, no ne utilizira u potpunosti. O razlozima zašto je to tako i strahu od promjena, pisali smo u jednom od prethodnih blogova. Upravo je sada stoga pogodan trenutak za promjenu krvne slike hrvatskog poslovanja. Naime, Hrvatski nam digitalni indeks (HDI) pokazuje da iako preko 80% tvrtki digitalnu transformaciju smatra jednom od tri glavna prioriteta poslovanja, svega 15% ju i aktivno provodi.
Na daljinu uz pomoć digitalnih alata
Prije trideset godina djelatnike se tipkati učilo tako da bi se tijekom noći iz ureda pokupile sve kemijske olovke. Danas nas upravo tako prisilna izolacija uči funkcionirati na daljinu. Tri mjeseca takve prisilne prilagodbe itekako su dovoljna da i po prolasku pandemije barem udaljeni rad postane standardom poslovanja. Ako proteklih dana već niste pomislili ‘ovako bih mogao/la i inače’, donosimo vam set obaveznih alata i procedura s kojima ćete lakše prigrliti trenutačnu situaciju. Kako bismo olakšali snalaženje, iste smo podijelili u tri kategorije: komunikacija, kolaboracija i upravljanje.
Digitalni alati za lakšu komunikaciju
Iako je e-mail danas poslovni standard, nikako ne može zamijeniti usmenu komunikaciju. Izrazito je nezgrapan za brzu i minimalnu komunikaciju, a važni se mailovi lako zagube ako ga koristite kao zamjenu za uredsko nadvikivanje. Efikasna zamjena fizičkim sastancima, redovnom odlasku do stolova svojih kolega, ali i brzim razgovorima uz aparat za kavu sastoji se od dva odvojena alata: alata za videopozive (engl. videoconference) i alata za instantno dopisivanje (engl. instant messaging). Dodatno, ako to već ne prakticirate, postavite svoj kalendar tako da je on vidljiv kolegama i počnite ga aktivno koristiti. Naime, transparentnost je temelj efikasne komunikacije.
Videopozivi
Videopozivi su vjerojatno najbolja zamjena fizičkim sastancima. Alati su već uključeni u Microsoft Office (MS Teams) i GSuite (Google Meet) pakete rješenja, a integrirani su i u pripadajuće kalendare. Ako ne koristite navedene pakete, postoji i cijeli niz pouzdanih besplatnih, tzv. freemium rješenja kao što su Zoom, GoToMeeting ili BlueJeans.
Izrazito je važno istaknuti kako za videopozive trebaju vrijediti ista pravila kao i za fizičke sastanke. Najavite ih unaprijed i zabilježite u kalendaru kako bi i vaši kolege znali da ste u tom terminu zauzeti. Pozivi trebaju imati jasan cilj i raspored te uključivati minimalan broj sudionika. Baš kao i za fizički sastanak, dobra je praksa unaprijed pripremiti materijale za svoje kolege. Što se opreme tiče, web kamera nije nužna no čini razgovor osobnijim, a slušalice smatrajte obveznima kako biste izbjegli mikrofoniju (tj. efekt jeke u pozivu).
Također, važno je napomenuti i kako su svi ovi alati dostupni i za mobilne uređaje što vam u određenim situacijama daje veću autonomiju. Već nakon nekoliko poziva sami ćete uvidjeti i najbolje prakse poput te da dok jedan priča ostali ugase mikrofone ili da je u slučaju većeg broja sudionika mudro ugasiti kamere kako bi se rasteretila veza.
Instantno dopisivanje
Instantno dopisivanje također je standardan dio glavnih poslovnih rješenja. Microsoft ga tako objedinjuje kroz Teams, dok Google u tu svrhu koristi Hangouts. Osim njih, zbog široke mogućnosti integracije iznimno je popularan i Slack. Sam naziv objašnjava svrhu alata, a najbolja usporedba je ona s WhatsApp-om, Facebook Messenger-om ili Viber-om koje sigurno koristite privatno. Dapače, sve tri aplikacije imaju i svoje poslovne verzije, no one na našem tržištu nisu pretežito korištene.
Instantno dopisivanje tako spušta poslovnu komunikaciju na mnogo opušteniju razinu. Služi svemu što nije toliko hitno da je potrebno riješiti telefonski, a nije niti toliko ozbiljno ili službeno da traži opsežan e-mail i pisani trag (op.a. pisani trag i dalje postoji).
Ovi su alati naročito korisni u trenutačnoj situaciji jer mogu zamijeniti kompletnu uredsku komunikaciju. Valja napomenuti stoga kako je najbolja praksa u normalnim okolnostima suprotna od one na koju se danas navikavamo – a to je ne koristiti ove alate za vrijeme udaljenog rada. Naime, vaši kolege u normalnim okolnostima rade izvan ureda upravo kako bi izbjegli uredske distrakcije i mogli se fokusirati na zadatke.
Digitalni alati za bolju kolaboraciju
Kolaboracija u stvarnom vremenu danas bi trebala biti standard svakog poslovanja, no to nažalost često nije slučaj. Dio razloga leži i u tome što ona pri udaljenom radu traži određene tehničke preduvjete. Za početak, djelatnici moraju biti spojeni na internet gdje god se nalazili. Preporučamo stoga omogućavanje većih paketa mobilnog interneta i snažnije mobilne uređaje koji su u posljednje vrijeme sve pristupačniji.
S druge strane, kako bi im mogli pristupiti, i poslovni sustavi moraju biti na mreži. Korištenje VPN-a za pristup lokalnom serveru često je sporo i nepouzdano. Upravo je zato poslovanje ‘u oblaku’ (engl. cloud) sve zastupljenije. Alati u oblaku dostupni su putem svakog web preglednika (npr. Google Chrome, Microsoft Edge ili Mozilla Firefox), a datoteke se automatski spremaju na udaljene servere. Točnije, za pohranu nije potrebno imati vlastiti server niti datoteke spremati na računalo.
Kolaboracija u oblaku
Microsoft u tu svrhu nudi Office365 verziju svojih popularnih uredskih alata, a jednako je popularan i Google-ov GSuite. Dok Office365 kao mjesto pohrane datoteka koristi Sharepoint, Google koristi Drive – aplikaciju koju mnogi upotrebljavaju i u privatne svrhe. Dapače, valja napomenuti i kako Google Docs, Slides i Sheets zbog efikasnije kolaboracije u stvarnom vremenu za mnoge tvrtke postaju svakodnevna zamjena MS Wordu, Powerpointu i Excelu. Svi navedeni alati omogućuju istovremeno otvaranje dokumenata i rad više korisnika, njihovo uređivanje, komentiranje, kao i pregled svih dotadašnjih promjena. Dodatna se prednost nalazi i u pristupačnosti mobilnih uređaja i tableta, putem kojih je danas moguće, ne samo pregledavati, već i poprilično ozbiljno uređivati dokumente.
Sada je stoga odličan trenutak da prestanete spremati datoteke na računalo i krenete koristiti pun potencijal svojih rješenja. Jednom kada se priviknete na rad u oblaku uvidjet ćete da u najvećem broju slučajeva aplikacije na računalu uopće nisu potrebne, već da svoj posao možete nesmetano obavljati s bilo kojeg uređaja, gdje god se nalazili.
Digitalni alati za jednostavnije upravljanje
Komunikacija i kolaboracija samo su preduvjeti efikasnog udaljenog rada. Ključ uspjeha leži u upravljanju vlastitim, ali i tuđim zadatcima. Kako biste izbjegli ‘daleko od očiju, daleko od srca’ efekt, poslovne zadatke treba precizno strukturirati. Odgovornosti i zaduženja ne trebaju se razlikovati od uobičajene podjele rada, no valja definirati konkretne rokove i isporuke.
Kako sve ne bi ostalo na prepisci u jednom od ranije navedenih alata, u ovom su trenutku izrazito važni i alati za upravljanje zadatcima i projektima (engl. task / project management tools). Oba najpopularnija paketa ponovno imaju svoja rješenja, no za naprednije funkcionalnosti valja potražiti dodatne alate. Među najpopularnijima su Asana, Trello, Zoho Projects, Monday i dr., no kako sam opseg funkcionalnosti nije pretežito širok, modul za upravljanje zadatcima česta je pojava i u raznim CRM i ERP sustavima. Svi su ti alati već standardno dostupni u oblaku, a pružaju i različite metode upravljanja projektima poput vodopada ili kanbana.
Kako koristiti digitalne alate?
Sama rješenja od malog su značaja ako ih se ne primjenjuje disciplinirano. Budući da udaljeni rad prirodno usporava delegiranje zadataka, svaki je projekt potrebno planirati i, koliko je to moguće, odmah na početku rastaviti na precizne zadatke. Dodatno, kako bi se priviknuli na korištenje alata, u njima možete bilježiti i svakodnevne ponavljajuće zadatke poput pregleda kalendara i označavanja samih završenih zadataka. Svoj radni dan tako možete započeti pregledom predstojećih, a završiti provjerom prošlih zadataka.
Iako se na prvu ovakva široka paleta različitih alata može činiti zastrašujućom, govorimo o nizu veoma intuitivnih rješenja. Za njih nije potrebna dodatna oprema, a sva su dostupna putem interneta. Prednost je i to što je većina ranije navedenih rješenja dostupna i u besplatnim verzijama, što znači da ih prije široke primjene možete bez puno napora pilotirati na užem krugu djelatnika.
Uvođenje digitalnih alata u standardno poslovanje
U normalnim okolnostima njihovo bi uvođenje zahtijevalo visoku razinu edukacije i upravljanja promjenama (engl. change management), no u ovim se posebnim okolnostima svi ionako prilagođavamo najbolje što možemo. Upravo je zato ova prisilna izolacija odlično vrijeme za uvođenje trajnih poboljšanja internog poslovanja. Naravno, valja imati na umu i kako svako rješenje ima svoje prednosti i mane, a međusobno se razlikuju i u prilagodbi pojedinom sektoru ili načinu poslovanja. Kao tvrtka koja je u svom poslovanju isprobala velik broj rješenja, a još ih i više uvela u poslovanje svojih klijenata, stojimo na raspolaganju za pomoć u digitalnoj transformaciji poslovanja ili izboru i uvođenju vama optimalnog seta rješenja.
