fbpx
feedback - apprais.ly

6 mjeseci kontinuiranog feedbacka: kako smo izgradili kulturu povratne informacije

Ivan Ivančić
,
 28 srpnja, 2020.

Kako ostvariti kontinuirani feedback u realnom vremenu te time povećati učinke i zadovoljstvo zaposlenika? Kao i svim tvrtkama koje se bave pružanjem usluga, i nama su zaposlenici najveći izvor i snaga za stvaranje konkurentnosti na tržištu, stoga smo si i mi postavili isto pitanje.

Kako od 360 feedbacka do svakodnevne povratne informacije?

Osim što ulaganje u zaposlenike daje bolju sliku o poslodavcu i povećava povjerenje djelatnika, imperativ je za kvalitetnije isporuke klijentima te u konačnici i za generiranje prihoda. Vođeni tom mišlju, u Apsolonu smo osvijestili da se posljednjih godina susrećemo s izazovom provođenja godišnje procjene učinka koja je, premda na prvu uspješna, već u drugoj iteraciji pokazala brojne nedostatke.
S project management strane, jednostavno nije pratila tempo i dinamiku projektnog poslovanja, a s aspekta zaposlenika, uočili smo strah od mogućih promjena. Dodatan problem bio je što podaci dobiveni ovom metodom nisu bili dovoljno relevantni da bismo na temelju njih mogli unaprijediti HR procese i aktivnosti.

Kako smo došli do feedback rješenja u obliku apprais.lya?

Budući da se davanje povratne informacije jednom godišnje nije pokazalo kao dobro rješenje, odlučili smo potražiti novo koje će zadovoljiti sve naše potrebe. Kako naše poslovanje obuhvaća različit spektar područja i djelatnosti, tako se i profili naših zaposlenika, pa tako i timova, znatno razlikuju. Stoga smo se suočili s nekoliko izazova. Za početak, trebao nam je sustav koji će nam pomoći uskladiti različite timove vođene zajedničkim ciljevima. Također, bilo nam je važno dobiti relevantne podatke koji će nam omogućiti kontinuirano poboljšanje HR procesa i aktivnosti. Zadnji uvjeti bio je da malim koracima poboljšamo kompetencije zaposlenika i komunikaciju između timova.

Rješenja dostupna na tržištu nisu bila dovoljno jednostavna i prilagodljiva, dok je kod drugih sustava implementacija zahtijevala jako velika ulaganja u vidu vremena i novca. Iz tog razloga, odlučili smo se na izradu vlastite aplikacije.

Mirjana Samardžić Novoselec - feedback - apprais.ly - povratna informacija

Što rješava i od čega se sastoji aplikacija za instant feedback?

Sama aplikacija izrađena je s ciljem da zaposlenicima na svim razinama omogući jednostavno, brzo i intuitivno pružanje, ali i traženje feedbacka – i to u svim smjerovima. Uz mobilnu aplikaciju, menadžment ima pristup i web upravljačkom sučelju kroz koje, u stvarnom vremenu, prati razinu kompetencija cijele tvrtke, timova i zaposlenika te shodno tome donosi odluke.

Apprais.ly tako omogućava pravovremene odluke temeljene na relevantnim podacima, bolju suradnju odjela, povećanje radne učinkovitosti zaposlenika i usmjerenost na zajedničke ciljeve. Više o svojstvima aplikacije pisali smo na jednom od naših prijašnjih blogova.

Kako izgleda proces implementacije sustava apprais.ly?

Nakon što smo analizirali HR procese, odlučili smo apprais.ly implementirati u dva procesa – onboarding proces i kao zamjenu za godišnju procjenu učinka. Kako bi se dobila cjelokupna procjena učinka zaposlenika, uz poslovne ciljeve uspostavljeni su i razvojni koji se prate upravo kroz sustav apprais.ly.

Svaki kvartal menadžeri timova na osnovu izvještaja iz apprais.ly-a s članovima odrađuju individualne sastanke na kojima definiraju trenutačnu razinu kompetencija te se uspostavljaju ciljevi važeći do sljedećeg takvog sastanka. Ovakvi razgovori pokazali su se vrlo učinkovitima zbog kvalitetne pripreme temeljene na kvantitativnim i kvalitativnim podacima. Uz to, sastanci su doprinijeli usklađivanju očekivanja zaposlenika i njihovih nadređenih, preuzimanju inicijative te mogućnošću utjecanja i upravljanja vlastitim razvojem.

S druge strane, onboarding proces, u trajanju od 6 mjeseci, poboljšan je dodavanjem statusnog sastanka na sredini i na kraju perioda. Kako to izgleda? Statusni sastanci formirani su tako da menadžer tima i zaposlenik zajedno usklađuju stavove temeljem podataka iz apprais.ly-a kako bi se uskladila očekivanja tvrtke, ali i pojedinca.

Nika Starčević - feedback - apprais.ly - povratna informacija

Kako izgleda metodologija kontinuiranog feedbacka?

Uz apprais.ly, koji služi kao alat za pokretanje i održavanje kulture feedbacka, izrađena je i popratna metodologija. Njome je propisan set aktivnosti koji, osim što podupiru implementaciju, olakšavaju i proces prihvaćanja alata i novog načina rada. Kako bismo sve zaposlenike upoznali s načinima rada, održali smo nekoliko internih radionica za svaki tim. Cilj radionica bio je educirati zaposlenike kako dati i primiti konstruktivni feedback te ih upoznati s prednostima i načinima korištenja i implementacije sustava u postojeće procese.

Kao i prethodnih 6 mjeseci, apprais.ly jednako koristimo i posljednjih dana, kada smo svoje poslovanje u potpunosti preselili u digitalnu sferu i svoje domove. Osim što nam i dalje služi za konstruktivno davanje i pružanje feedbacka, aplikacija se pokazala i kao odlično HR rješenje za motiviranje zaposlenika. Ako i sami besplatno želite isprobati prednosti davanja feedbacka u realnom vremenu, javite nam se i preuzmite svoju demo verziju.

Dobivate li feedback svojih kolega i nadređenih na svakodnevnoj bazi, u realnom vremenu ili jednom godišnje? Znate li što kolege misle o vama i vašim prijedlozima ili komentarima? Znaju li oni što vi mislite o njihovima? Ako želite pohvaliti ili dati savjet kolegi, znate li kako to najbolje učiniti? Znate li što vaš šef misli o vašem radu? Ova i slična pitanja frustriraju zaposlenike ako na vrijeme ne dobiju odgovor. Ipak, danas postoje alati koji omogućuju davanje povratne informacije u realnom vremenu.

Povezanost povratne informacije i motivacije zaposlenika

Znate li koliko su vaši kolege ili šefovi zado­voljni vama? Nedostaje li vam povratna in­formacija o tome što radite dobro ili što točno možete poboljšati kod sebe? Željeli biste pohvaliti kolegicu nakon sastanka ili pak pružiti savjet kolegi kako može biti bolji u jednoj od  ključnih kompetencija, ali nemate načina da to uči­nite? Ova naizgled jednostavna pitanja u današnjem su svijetu zapravo ključni razlog velike fluktuacije na radnome mjestu. Ako još u to ubrojimo preko­vremeni rad, stresne rokove i katkad nerealna oče­kivanja nadređenih, nameće se pitanje pa kako onda motivirati najbolje ljude da ostanu.
Jedan od ključnih pokretača zadovoljstva i motivi­ranosti zaposlenika jest taj da obavljaju poslove u kojima sami vide vrijednost. Zaposlenike danas ne motiviraju isključivo plaća i skupljanje radnog isku­stva, već traže i mogućnosti razvoja karijere te po­ticajnu organizacijsku klimu. Za stvaranje takvog okružja potreban je kontinuirani feedback između menadžera i zaposlenika. Kako to ostvariti?

Feedback jednom godišnje – nedovoljno

Primjenjujete li i vi tzv. ‘360° feedback’ ili tomu sličan sustav? Pri­manje povratne informacije jedanput na godinu, ne­ovisno o tome je li riječ o tzv. 360° ili nekoj sličnoj metodi, najčešće ne prati tempo modernog načina poslovanja. Metoda 360° oduzima previše vremena i novca, često je pristrana i nedosljedna te ne prika­zuje stvarno stanje unutar organizacije. Prema istraživanju tehnološke tvrtke CEB, čak 95% me­nadžera nezadovoljno je tim načinom ocjenjivanja uspješnosti u svojim organizacijama, a 90% HR rukovoditelja dovodi u pitanje točnost dobivenih in­formacija. Više inforamcija pročitajte u studiji. Ti podaci ne začuđuju jer se na taj način dobivaju zastarjele informacije koje se nerijetko od­nose na projekte završene prije nekoliko mjeseci.

feedback

Generacijske promjene  u načinu davanja povratne informacije

Uzmimo u obzir i generacijske promjene. Na tržištu rada debelo se utaborila generacija milenijalaca, a za njima na velika vrata već ulazi i tzv. generacija Z. Nove generacije drukčije gledaju na poslovnu klimu i imaju drukčija očekivanja od poslodavca. Tako 42% milenijalaca očekuje povratne informacije svaki tjedan, što je dvostruko više od postotka svih dosa­dašnjih generacija. U istraživanju tvrtki TriNet i Wa­kefield Research 85% milenijalaca izjavilo je da se osjeća samopouzdanije kada s menadžerom češće razgovara o svojem radu i očekivanjima. S druge strane, kako navodi McKinsey&Company, čak 83% zaposlenika izjavilo je da im priznanja i po­hvale znače više nego novčane nagrade ili materi­jalne kompenzacije.

povratna-informacija

Prednosti feedbacka u stvarnom vremenu

Kako onda s pomoću feedbacka u stvarnom vre­menu privući i zadržati milenijalce? Organizacije poput Adobea i General Electrica već su doskočile tom izazovu i zamijenile svoje postojeće sustave ran­giranja, a od sada će to činiti s pomoću apprais.lyja. Naime, takvim dobivanjem povratne informacije osi­guravaju se inkrementalne promjene koje u određenom razdoblju znatno utječu na performanse za­poslenika. Kvaka je jedino u tome da se informacije moraju isporučiti na vrijeme.
Prema Deloitteovu istraživanju, čak 69% zapo­slenika izjavilo je da će raditi i više od očekivanog ako se prepoznaju njihov napor i trud, no 39% njih još se ne osjeća dovoljno cijenjeno u radnom okružju, apprais.ly rješava upravo taj izazov – za­poslenicima oslobađa prostor za kontinuirano učenje te tako općenito utječe na povećanje njihove pro­duktivnosti. Neke od prednosti davanja feedbacka u stvarnom vremenu jesu poboljšanje učenja, tran­sparentnija i pravednija evaluacija, stvaranje jake kulture feedbacka, osnaživanje zaposlenika i njihov veći angažman te manja fluktuacija. S druge strane, dodatna korist za menadžment zasigurno su niži troškovi i pravodobne informacije u odnosu na for­malne godišnje razgovore o učinku.

feedback-realno-vrijeme

Proces 360° u nekoliko klikova

Zamislite da proces 360° skratite na samo nekoliko klikova i odradite ga kad god se pojavi potreba za tim. Takva pravodobna informacija o mogućnostima daljnjeg razvoja nudi zaposlenicima razvojne alate kako bi bili u toku s trendovima, svladali nove vje­štine i ostali ispred konkurencije. Budući da apprais. ly omogućuje kontinuiran feedback, prikupljeni su podaci objektivniji i pružaju jasniju sliku poboljšanja tijekom vremena. Apprais.ly također smanjuje ne­potrebne izdatke. Primjerice, trošak dobrovoljne fluktuacije iznosi minimalno 22% godišnje plaće, a upotrebljavajući apprais.ly stopa fluktuacije sma­njuje se sa šest na četiri posto. Uzmemo li u obzir prosječne hrvatske plaće, godišnje se po zaposleniku uštedi 577 kuna. Već na tome ušteda višestruko pre­mašuje troškove primjene apprais.lyja.

povratna-informacija-realno-vrijeme

Inovativni pristup pružanja ‘feedbacka’

Glavna misija pri stvaranju apprais.lyja bila je osna­živanje svakog zaposlenika da jednostavno i razu­mljivo izrazi svoje iskreno mišljenje. O prednostima korištenja digitalnih alata u svakodnevnom poslovanju već smo pisali na našem blogu, a ovakvim inovativnim pristupom omogućeno je stvaranje realne slike o radu svakog zaposlenika i prepoznavanje potencijala za unaprjeđenje. Dugotrajan i temeljit proces, u suradnji sa stručnjacima iz područja psihologije i ljudskih po­tencijala, rezultirao je s devet kompetencija, među kojima su konstruktivnost u rješavanju problema, otvorenost promjenama, inovativnost i vodstvo za­poslenika. Temeljne kompetencije odnose se na sve zaposlenike bez obzira na njihovu poziciju.
Bitno je napomenuti da apprais.ly omogućuje i unos vlastitog sustava kompetencija ili vrijednosti na osnovi kojih se pruža feedback. Aprrais.ly stoga, uz jednostavnije pružanje feedbacka, omogućuje i su­stav praćenja profesionalnog napretka tijekom vre­mena. Istodobno, takav sustav menadžerima i HR-u omogućuje da sustavno prate i nagrađuju te slažu krosfunkcionalne timove i postavljaju zaposlenike na odgovarajuće pozicije. Želite li i vi unaprijediti svoju organizaciju, poboljšati zadovoljstvo svojih za­poslenika i smanjiti nepotrebne izdatke, isprobajte čari feedbacka u stvarnom vremenu.